A I D E

Dans l’écran de départ de ADIX-Comptabilité générale, cliquez sur le bouton « 25. Liaison bancaire ». L’écran suivant s'affiche :

Cliquez ensuite sur « 40. Rapatriement des extraits de comptes (CODA) » pour afficher la fenêtre de départ pour la gestion des CODA (extrait de compte codifié) :

Les options de cette fenêtre :

• Le bouton « Configuration » ouvre la fenêtre de configuration.
• Le bouton « Rapatriement des extraits de compte » ouvre la fenêtre de gestion des fichiers coda.
• Le menu « Gestion » permet de visualiser l’état des fichiers coda déjà importés, des extraits provenant de ces fichiers CODA et des liaisons journaux comptes bancaires :

Lors de la première utilisation, il est nécessaire de cliquer sur le bouton « Configuration » pour définir les paramètres. Les fois suivantes il suffira de cliquer directement sur « Rapatriement des extraits de compte ».

Dans la fenêtre de configuration, choisissez le type de liaison :

• Cliquez « Codabox » si vous êtes abonné à ce service permettant de recevoir et centraliser les relevés bancaires. Ce service nécessite une installation spécifique ainsi qu'un abonnement. Contactez votre revendeur ou ADIX GROUP pour en savoir plus.
• Cliquez « Autres » si vous recevez les fichiers CODA de votre banque, par exemple via le service ISABEL.

Les options de la fenêtre de configuration dépendent du service choisi.

Liaison « Codabox »

Liaison « Autres »

La configuration

Dossier contenant les fichiers CODA à traiter :

• Liaison Codabox : indiquez dans ce champ le chemin vers le dossier défini lors de l'installation du service Codabox. La cible doit être le dossier portant le nom du client comptable (pour les fiduciaires) ou de votre société. A l'intérieur, vous trouverez un dossier par année gérée qui lui même contient un dossier par compte bancaire. Et enfin, ce dossier contient les fichiers à traiter ainsi qu'un dossier « Processed » pour les fichiers déjà traités et un dossier « Pdf » pour les relevés bancaires au format PDF. Le dossier Codabox est géré automatiquement, vous ne devez pas y mettre ou déplacer vous-mêmes des fichiers.
• Liaison Autres : indiquez dans ce champ le chemin vers le dossier dans lequel seront stockés les fichiers à traiter.

Dossier contenant les fichiers CODA traités : ce champ n'est disponible que pour la liaison Autres. Indiquez ici le chemin vers le dossier d'archivage où les fichiers seront déplacés après traitement et validation en comptabilité.

Compte d'imputation si pas trouvé : compte d'imputation pour les transactions non identifiées (le logiciel ne sait pas trouver à quel compte tiers se rapporte une opération). Le montant de la ligne de l’extrait sera imputé dans le compte défini ici. Il est conseillé de créer un compte qui ne servira qu’à cela (exemple : 499100 Compte d’attende Isabel).

Options avancées de recherche : cochez les cases correspondant aux options de recherche permettant d'dentifier les transactions. La recherche s'effectue dans l'ordre sur la communication structurée (VCS), le compte bancaire, le nom, le document commercial ; pour autant que l'option concernée soit cochée sauf pour VCS qui est toujours prise en compte. ATTENTION que l’utilisation de ces options peut ralentir, même assez fortement, selon votre base de données, le traitement des fichiers CODA.

• Rechercher sur le compte bancaire : essaye de retrouver le compte bancaire lié au client ou fournisseur.
• Rechercher sur le nom : essaye de retrouver le nom indiqué sur le virement dans le commentaire des écritures comptables. Indiquez le nombre de caractères pris en compte pour la recherche dans le commentaire (10 est un bon compromis). Ce nombre de caractères sert à limiter la recherche. Par exemple, vous pouvez indiquer sur le virement juste le mot « SOCIETE » pour le client dont la fiche est « SOCIETE SPRL ». En ne prenant que les x premiers caractères, la recherche se fera, dans notre exemple en mettant 6, sur « SOCIET » ce qui permettra de trouver plus d’éléments correspondants.
• Rechercher dans les documents commerciaux : essaye de retrouver dans les documents commerciaux la communication structurée (VCS).

Apurer si un seul montant identique correspond : par défaut seuls les enregistrements avec communication structurée seront apurés automatiquement, ce paramètre permet dans le cas ou un élément a été trouvé par un autre moyen que la communication structurée d’effectuer l’apurement. Par sécurité l’apurement ne sera fait que si un seul document correspond au montant de l’extrait.

Joindre le PDF de l'extrait en scan de l'encodage : cochez cette case si vous désirez lier le document PDF à l'écriture financière. Cette option n'est disponible que pour la liaison Codabox.

Le bouton « Liaison journaux - compte banque » permet de lier les opérations d’un compte bancaire au journal financier relatif à ce compte bancaire. Pour lier un journal à son compte bancaire, cliquez le bouton « Modifier ».

Rapatriement des extraits de comptes

Une fois que la configuration est faite, vous pouvez cliquer directement sur ce bouton :

Si vous utilisez la liaison « Codabox », la fenêtre de récupération s'affiche vide car vous devez d'abord spécifier l'année à prendre en compte. Cliquez ensuite sur le bouton « Recherche coda ».

Si vous utilisez la liaison « Autre », la fenêtre de récupération affiche directement les informations des fichiers CODA trouvés et qui restent à traiter.

Un fichier CODA peut reprendre les données de plusieurs comptes bancaires qui sont tous affichés dans la table. Seuls les extraits du premier compte sont cochés automatiquement.

Les lignes s’affichant en vert correspondent à des comptes du dossier en cours, les autres lignes correspondent à des comptes d’autres dossiers qui seront à traiter quand vous serez dans le dossier concerné. En liaison Codabox, on a que des lignes vertes puisqu'il n'y a qu'un client par dossier.

1. Récupération

Lorsque vous avez sélectionné les fichiers CODA à traiter, cliquez le bouton « 1. Récupération » pour exécuter la première phase du traitement. Ceci prendra plus ou moins de temps en fonction des options avancées de recherche qui ont été cochées.

Ce traitement affiche dans la table le journal qui correspond à chaque fichier (logique) CODA.

Vous ne pouvez traiter qu’un journal à la fois, d’ailleurs si vous cliquez sur le bouton «2. Traiter » si plusieurs journaux différents sont cochés le traitement stoppera et un message d’avertissement sera affiché.

Cochez donc uniquement les fichiers correspondant à un seul journal.

Notez que si vous cliquez le bouton « 2.Traiter » en laissant tout coché, après le message, seuls seront cochés les fichiers correspondant au premier code journal rencontré.

Les indications « ! SOLDE » et/ou « ! NUMERO » s'affichent suivant le cas et le survol avec la souris donne une explication :

• si l’ancien solde avant cet extrait ne correspond pas au solde du journal financier vers lequel seront exportées les écritures ;
• si le numéro de l'extrait ne correspond pas au suivant du journal financier vers lequel seront exportées les écritures.

Une telle situation peut provenir de plusieurs raisons :

• la liaison du compte bancaire n’est pas établie sur le bon journal (changer au niveau de la configuration)
• il manque un ou plusieurs extraits avant celui-ci (il faut les encoder avant de continuer le traitement des fichiers CODA)

Le bouton « Extrait PDF » permet d'afficher l'extrait en PDF correspondant à la ligne sélectionnée (uniquement pour la liaison Codabox).

L’onglet « Extrait en clair » permet d'afficher un aperçu du contenu des fichiers sélectionnés comme étant à traiter.

Les lignes vertes correspondent à l'extrait où se trouve le bandeau de sélection dans l'onglet « Fichiers coda ». Les autres lignes sont le contenu des autres extraits sélectionnés dans cet onglet.

Menu « Utilitaires »

Les fonctions du menu « Utilitaires » qui permettent d'agir sur l'archivage des extraits.

Archiver les fichiers coda sélectionnés : permet d'archiver un ou plusieurs extraits que vous ne désirez pas traiter. Par exemple, parce qu'il a été encodé manuellement.

Afficher les fichiers coda archivés : permet de voir les extraits archivés.

Désarchiver les fichiers coda sélectionnés : permet de récupérer un ou plusieurs extraits archivés afin de pouvoir recommencer leur traitement.

Associer un compte comptable au code opération : ce bouton ouvre la fenêtre de gestion des codes opérations. Chaque opération reçoit dans le CODA un code opération selon une codification standard ABB utilisé par toutes les banques belges. Ce code opération permet de déterminer le type d'opération (exemple: paiement par carte bancaire, virement en votre faveur...). Vous pouvez associer un compte pour les codes opérations qui vous sont utiles. Cela facilitera le traitement automatique selon le type d'opération indiqué dans l'extrait.

Supprimer les lignes sélectionnées : il se peut aussi que certaines opérations de l’extrait ne doivent pas être prises en considération, soit parce que déjà encodées manuellement, soit parce que les extraits récupérés sont redondant suite à un problème de récupération externe à ADIX. Dans ce cas il est possible de sélectionner un ensemble de lignes pour les supprimer en cliquant ce bouton. Pour sélectionner plusieurs lignes, utilisez les touches MAJUSCULE (lignes successives) ou CTRL (lignes isolées).

2. Traiter

L'étape suivante est de cliquer sur le bouton « 2. Traiter ». Tous les renseignements des extraits des fichiers CODA sélectionnés seront transférés dans un encodage financier. La fenêtre d’encodage financier s’ouvre alors pour vous permettre de modifier ce qui est proposé par défaut.

Les premières fois assurez-vous que les comptes tiers proposés sont bons (vous pouvez pour cela imprimer préalablement les éléments des fichiers extraits en cliquant sur le menu « Impression » de la fenêtre de récupération des fichiers CODA.

S'il y a des discordances et que vous utilisez les options avancées de recherche, affinez le nombre de caractères de recherche indiqué.

Ici sont apurés les éléments avec communication structurée et éventuellement (selon les paramètres avancés) les montants uniques et identiques.

Vous êtes cependant dans un encodage financier habituel où vous pouvez continuer à faire vos apurements vous-même.

Un bouton « Déjà apuré » est présent dans la fenêtre si le traitement d'un extrait a trouvé un correspondant qui devrait être apuré mais qui l’a déjà été par une autre méthode (par exemple un extrait qui aurait déjà été encodé). Dans ce cas la ligne concernée est de couleur orange.

Le bouton « Détail CODA » ou la touche [F8] permet d'afficher le contenu des fichiers CODA traités pour vous permettre de consulter toutes les informations disponibles pour une opération et ainsi vous aider dans son identification qui n'a pu se faire automatiquement.

Le bouton « Extrait PDF » ou la touche [F9] permet d'afficher l'extrait en PDF correspondant à la ligne sélectionnée. Ce bouton n'est disponible que pour la liaison Codabox.

Si vous quittez la fenêtre des financiers sans valider vous revenez simplement à la fenêtre précédente de traitement des fichiers CODA sans aucun transfert en comptabilité.

Si vous validez votre encodage ce dernier est sauvé en comptabilité et vous revenez dans la fenêtre précédente de traitement des fichiers CODA où les lignes correspondant aux extraits envoyés en comptabilité ont disparu.

Vous pouvez procéder au traitement d'autres fichiers CODA s'il en reste à traiter.

Après traitement, les fichiers sont déplacés dans le dossier d'archivage dépendant du type de liaison. Ainsi ils n'apparaîtront plus lors des prochains traitements.