A I D E

Préparation

A. Si l'écriture type doit servir pour une O.D. ou pour un achat non lié à un fournisseur particulier ou une vente non liée à un client particulier, dans l'écran principal de la comptabilité prenez le menu « Gestion > Fichiers secondaires > Ecritures types ».

B. Si l'écriture type doit servir pour un achat lié à un fournisseur précis ou une vente liée à un client précis, à partir du signalétique fournisseur ou client cliquez sur le bouton « Ecritures types ».

Vous arrivez ensuite à cet écran :

Dans l'encadré est indiqué le fournisseur ou le client concerné par l'écriture type ou bien la mention « Ecritures types générales » si non liées à un tiers particulier.

Vous pouvez ensuite filtrer sur les écritures types pour des achats, ventes ou opérations diverses.

Dans la table apparaissent les libellés des différentes écritures.

Cliquez ensuite un des boutons « Nouveau », « Modifier » ou « Supprimer » pour créer une nouvelle écriture, modifier ou supprimer celle sélectionnée dans la table.

L'ajout ou modification d'une écriture donne cet écran :

Si le document concerne un achat ou une vente vous pouvez lier l'écriture à un tiers particulier. Sans tiers particulier l'écriture sera disponible pour tous les encodages pour ce type de journal.

Vous pouvez ensuite introduire le total du document si celui-ci est toujours identique pour toutes les factures, sinon laissez 0.

Ensuite vous devez introduire les différents comptes d'imputation de cette écriture. Vous avez pour cela les boutons « Nouveau », « Modifier ». Le bouton « Supprimer » supprimera le compte d'imputation sélectionné et le bouton « Enregistrer » sauvera l'écriture type.

Vous pouvez introduire plusieurs comptes d'imputations pour une écriture type.

Vous pouvez travailler sur base d'un total de document ou sur base d'un certain pourcentage à attribuer à chaque ligne d'imputation. Dans le premier cas la case située en bas à droite indiquera si le total des différentes imputations correspond bien au total du document, dans le second cette case indiquera si le total des pourcentages introduits vaut bien 100%.

L'ajout ou la modification d'un compte d'imputation donne cet écran :

Indiquez ici le compte d'imputation qui sera utilisé lors de l'encodage comptable.

Le commentaire ne sert que dans cette gestion et n'apparaitra pas lors de l'encodage.

Pour les écritures de type achat/vente, indiquez la référence Taux de TVA. Indiquez 0 si c'est une partie sans TVA. Indiquez ensuite le pourcentage du total à affecter à cette imputation ou 0 si vous définissez le document avec des montants fixes.

Pour les opérations diverses ou si vous optez pour une répartition avec montants fixes indiquez ensuite le montant à affecter au débit ou au crédit.

Indice ordre détermine l'ordre pour les différentes lignes de compte de l'écriture.

Vous pouvez indiquer une référence de centre de frais pour cette imputation si vous gérez les centres de frais.

La coche pour désactiver une ligne dans une écriture type permet que cette imputation ne soit pas prise en compte sans pour cela l'effacer. Ceci vous permet d'essayer une écriture et d'y revenir par la suite pour la remettre à son état d'origine.

Utilisation

Lors d'un encodage, après sélection du compte tiers les écritures types pour ce type d'encodage sont listées à l'écran. Apparaissent les écritures non liées à un compte tiers ainsi que celles liées au tiers en cours d'encodage. Ces dernières apparaissent coloriées en vert.

Si l'écriture type sélectionnée a été créée sur base de montants fixes, sa sélection dans la liste pré-remplira tout le document comptable.

Si vous sélectionnez une écriture type sur base de pourcentages du montant total il faudra alors encoder le total du document au préalable.

Le bouton « Ecritures types » permet d'en réafficher la liste.

Pour les opérations diverses lors de l'entrée dans la table d'encodage, il suffit de cliquer sur le bouton « Ecritures types (F6) » et d'ensuite sélectionner l'écriture voulue dans la liste affichée.