ADIX Aide - 10. Financiers / 11. Opérations diverses

Encodage des écritures

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Permet l’introduction des opérations financières concernant les clients, les fournisseurs ou les comptes généraux. Réconciliation (lettrage) avec recherche sur les montants (en tenant compte d’un pourcentage d’écart éventuel), sur un numéro de facture... Ventilation automatique des escomptes, des différences de conversion, ainsi que des pertes et produits de changes lors des réconciliations financières.

Avant de passer à l’encodage des mouvements, vous allez choisir le journal, la période comptable, et préciser le solde de fin de l’extrait ou de l’ensemble des extraits à encoder. Le solde initial s’inscrit automatiquement.

Si vous avez configuré plusieurs journaux, vous devez préciser le journal dans lequel vous désirez encoder. Pour faire ce choix, cliquer sur la flèche à côté du champ de saisie pour faire apparaître les différents journaux (Si vous souhaitez créer de nouveaux journaux, il faut reprendre « 5. Journaux »)

ADIX propose par défaut la dernière période comptable activée pour ce journal. Vous pouvez éventuellement changer de période, à condition toutefois que la nouvelle période soit déjà OUVERTE (voir la date de création de l’exercice comptable) et postérieure à la dernière période comptable activée pour ce journal.

En période mensuelle, la période à mentionner correspond normalement à la date des mouvements (les mouvements de janvier en 01, les mouvements en février en 02, etc.). En période trimestrielle, elle correspond au dernier mois du trimestre (les mouvements de janvier, février, mars en 03 ; ceux d’avril, mai, juin en 06, etc.).

Lors de l’encodage, le programme signalera tout extrait dont la date ne correspond pas à la période comptable.

Le logiciel refusera systématiquement de retourner dans une période comptable antérieure à la dernière période d’encodage de ce journal, ce qui donnerait lieu à des anomalies dans la numérotation des pièces comptables de ce journal.

En cas d’erreur, il est toujours possible de modifier cette dernière période d’encodage via l’option « Visualisation de la dernière période encodée par journal et par exercice » dans le menu des Utilitaires.

Ancien solde du compte. Ce solde doit nécessairement correspondre au montant initial inscrit sur l’extrait de compte que vous allez encoder. Si ce n’est pas le cas, il faut trouver la raison (oubli d’un extrait...)

Si le solde à encoder est négatif, il suffit d’indiquer le signe ‘-‘ devant le montant.

Vous indiquez ici le solde final de l’extrait de compte à encoder (éventuellement précédé du signe '-' s’il s’agit d’un solde final négatif).

Ces deux soldes permettent de vérifier l’exactitude de l’encodage. En fin d’encodage, le programme vérifie que le solde calculé (solde initial + somme des mouvements encodés) correspond bien au solde final. Si ce n’est pas le cas, il ne sera pas possible d’enregistrer le ou les extraits encodés.

Date de l’extrait de compte. La dernière date introduite est proposée par défaut lors de l’encodage. Si la date ne correspond pas à la période comptable choisie, le logiciel le signale et demande confirmation. Quelle que soit la date retenue, l’écriture sera passée dans la période en cours.

Vous indiquez la référence du compte qui est mouvementé en contrepartie du compte de banque (souvent un client ou fournisseur).

Soit la recherche sur le nom du client, fournisseur ou compte d’imputation du plan comptable

Soit « Recherche rapide » (sur le montant ou sur la communication structurée)

Vous pouvez également demander au programme de rechercher la ou les pièces comptables qui peuvent être mises en rapport avec le montant encodé.

•Indiquer le montant recherché (il vous est également possible d’indiquer un montant approximatif de recherche)

Vous pouvez également demander au programme de rechercher la ou les pièces comptables qui peuvent être mises en rapport avec la communication structurée (VCS = Virement Communication Structurée)

Il s’agit du même procédé que la recherche sur le montant. Mais dans le cas ici présent, vous pouvez faire une recherche sur plusieurs éléments (le numéro de document, le numéro de TVA, le commentaire...).

Lorsque vous vous trouvez dans la zone « Compte », indiquer le numéro du document précédé du signe « / » (voir ci-dessous). La recherche se fait alors sur un numéro de document et non sur la référence d’un compte (voir exemple ci-dessous).

Il vous suffit alors de confirmer la sélection proposée (touche « (F9) OK ») et l’apurement du paiement vous sera proposé.

Astuce : Pour appeler automatiquement le dernier commentaire encodé (celui de la ligne précédente) il vous suffit de cliquer sur la touche « * » repris sur le clavier numérique.

C’est dans cette colonne que le numéro de la facture va s’inscrire (= numéro d’apurement) principe pour lequel on réconcilie un paiement avec la facture correspondante.

•Lorsque vous vous trouvez dans la zone commentaire, vous cliquez sur le bouton « Transaction[F5] ».

•L’écran suivant apparaît et vous donne accès au compte du client ou du fournisseur concerné.

Vous voyez apparaître les différentes transactions non apurées (factures, paiements, notes de crédit...) et vous pouvez ainsi sélectionner la ou les facture(s) au(x)quelle(s) le paiement se rapporte par la touche ‘'+' (les factures apurées seront représentées par un V dans la colonne o/n) et '-' pour annuler l’apurement.

Si vous êtes passés par l’apurement, Adix vous propose alors lui-même le montant qui correspond aux factures sélectionnées. En général, ce montant doit correspondre au montant indiqué sur votre extrait de compte et il vous suffit de l’accepter par « Enter ».

Si toutefois, il s’avère que le montant ne correspond pas à celui de l’extrait de compte, il convient d’encoder le montant correct. La différence peut provenir de la retenue d’un escompte ou peut-être que le paiement correspond à un acompte. L’écran suivant apparaîtra :

•S’il s’agit d’un escompte, vous indiquez dans la zone prévue à cet effet le montant de l’escompte de manière à ce que le solde (qui correspond à la différence entre le montant payé et le montant des factures) s’annule. Pour ce faire, vous devez précéder le montant de l’escompte d’un signe ‘-‘ s’il s’agit d’une différence négative. Ensuite, vous validez par la touche « OK ».

•S’il s’agit d’une erreur de paiement ou bien d’un acompte, vous acceptez simplement la différence en enregistrant la situation avec la touche « OK ».

•Bouton « Enregistrement (F2) » : cette fonction permet l’enregistrement de l’extrait encodé dans le journal financier. Cet enregistrement n’est possible que lorsque le solde final calculé correspond au solde final introduit en début de session. Si ce n’est pas le cas, Adix ne vous laissera pas enregistrer l’extrait.

Le journal des opérations diverses sert à l’encodage des opérations telles que : amortissements, provisions, etc..., à la correction d’erreurs d’imputation, à l’encodage d’une balance d’ouverture des comptes...

L’encodage des opérations diverses est similaire à celui des financiers. Il faut reprendre Encodage des écritures > 10. Financiers.

Si vous devez encoder des écritures de réouverture, elles doivent être passées dans la période de report (le mois 00) pour l’année concernée. Pour cela, il vous faudra passer par un journal de réouverture manuel (seul journal d’opérations diverses permettant d’encoder en période « 00 »).

Les montants figurant en opérations diverses doivent impérativement être précédés de la lettre D ou C suivant s’il s’agit de mouvements débiteurs ou créditeurs. Contrairement aux mouvements financiers qu’il fallait faire précéder du signe +/-.

Il n’est pas demandé de solde initial et solde final. A la fin des opérations, le programme vérifie que le total débiteur des opérations diverses encodées est égal au total créditeur. Sinon, des modifications doivent être apportées.

Ce bouton n'est disponible qu'encodage des opérations diverses. Il permet d'obtenir une proposition de l'écriture de solde des comptes TVA qu'il est possible de modifier avant validation. Tous les comptes de TVA des achats, ventes, factures et notes de crédit seront apurés. Si le bouton est grisé cela signifie que l'option n'a pas été activée pour un journal des opérations diverses. Pour l'activer, ouvrez le signalétique d'un journal des OD, prenez l'onglet « Autres par défaut » et cochez la case « Journal destiné aux contractions TVA ». Cette option ne peut être activée que pour un seul journal des OD.

Pour générer l'écriture, dans la fenêtre d'encodage des opérations diverses, commencer par sélectionner le journal adéquat et la période. Ensuite, cliquez le bouton « Contraction TVA ». L'écriture est proposée et il suffit de cliquer « Enregistrement » ou de presser F2 pour la valider.

Ce bouton permet l'importation des fiches de salaires SODA via le service CODABOX qui regroupe les documents de différents secrétariats sociaux. Si le bouton est grisé cela signifie que l'option n'a pas été activée pour un journal des opérations diverses. Pour l'activer, ouvrez le signalétique d'un journal des OD, prenez l'onglet « Autres par défaut » et cochez la case « Journal destiné aux importations des salaires (Sodabox) ». Cette option ne peut être activée que pour un seul journal des OD.