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SODA est un format de fichiers XML géré par CodaBox. Grâce à SODA, vous recevez directement les documents comptables de différents secrétariats sociaux afin de les importer facilement dans ADIX. Ces documents sont automatiquement classés par client avec une copie au format PDF. Les secrétariats sociaux compatibles avec ce système ont signé un accord avec CodaBox, renseignez-vous si c'est le cas pour le vôtre.
Avant toute chose, vous devez choisir le ou les journaux d'opérations diverses qui accueilleront les données SODA (fiches de salaires). Sélectionnez un journal pour les SODA en cochant la case concernée :
En encodage des opérations diverses dans ce journal, ouvrez le tiroir « Ecritures » :
Cliquez le bouton « Import salaire SODA » pour afficher la fenêtre de départ pour la gestion des SODA :
Les options de cette fenêtre :
•Le bouton « Rapatriement des o.d. de salaire » ouvre la fenêtre de gestion des fichiers SODA.
•Le bouton « Configuration et paramètres » ouvre la fenêtre de configuration.
•Le bouton « Association des comptes » ouvre la fenêtre de gestion des différents comptes de la comptabilité en liaison avec le secrétariat social.
Lors de la première utilisation, il est nécessaire vérifier les différents paramètres et associations de comptes.
« Configuration et paramètres »
Dossier contenant les fichiers SODA à traiter : indiquez ici le chemin vers le dossier où se trouvent les fichiers SODA reçus de CodaBox et qui restent à traiter.
Options pour l'encodage de l'opération diverse :
•Texte à indiquer comme millésime dans le n° d'extrait : indiquez le texte à insérer devant le numéro d'extrait, par exemple l'année.
•Joindre le PDF de l'extrait en scan de l'encodage : cochez cette case si vous désirez lier le document PDF à l'écriture d'opération diverse.
Le bouton « Association des comptes » permet de gérer les associations des comptes de la comptabilité avec ceux du secrétariat social.
« Association des comptes »
Ce tableau reprenant les associations de comptes dépend du secrétariat social. Il contient quatre colonnes : le numéro et la dénomination d'un compte du secrétariat social, le numéro et la dénomination du compte correspondant dans ADIX. Utilisez les boutons « Nouveau », « Modifier », « Supprimer » pour définir ces relations.
Si un compte de la comptabilité ADIX n'est pas indiqué pour un compte du secrétariat social, ce dernier sera utilisé par défaut. Un compte mis en rouge signifie qu'il n'existe pas dans votre plan comptable ; s'il est utilisé il sera automatiquement ajouté lors de la première importation.
Rapatriement des o.d. de salaire
La configuration et l'association des comptes sont faits, vous pouvez passer à l'étape de récupération des OD de salaires en cliquant sur ce bouton :
La fenêtre de récupération s'affiche vide car vous devez d'abord spécifier l'année à prendre en compte. Cliquez ensuite sur le bouton « 1. Recherche soda ».
Le tableau affiche les fichiers en attente et il suffit de cocher ceux qui doivent être traités :
Menu « Utilitaires »
Les fonctions du menu « Utilitaires » qui permettent d'agir sur l'archivage des fichiers SODA.
Archiver les fichiers soda sélectionnés : permet d'archiver un ou plusieurs fichiers que vous ne désirez pas traiter. Par exemple, parce qu'il a été encodé manuellement.
Afficher les fichiers soda archivés : permet de voir les fichiers archivés.
Désarchiver les fichiers soda sélectionnés : permet de récupérer un ou plusieurs fichiers archivés afin de pouvoir recommencer leur traitement.
Analyse des données
Lorsque vous avez sélectionné les fichiers SODA à traiter, cliquez ce bouton :
ADIX analyse les données et remplit automatiquement le tableau des imputations de l'opération diverse. De retour dans cette fenêtre d'encodage, l'écriture peut être vérifiée et modifiée si nécessaire avant de l'enregistrer.
7/08/2015 - soda