ADIX Aide - Récupération de factures ADIBOX

Encodage des écritures

> Récupération de factures scannées via ADIBOX

Cette fonction permet la récupération de factures scannées accompagnées d’un fichier XML synchronisées par ADIBOX. Cela nécessite un abonnement ADIBOX comprenant une Demat'box installée chez la fiduciaire ou directement chez le client. Pour plus d'informations : www.adibox.be.

•Depuis le dossier permanent (en fiduciaire), on voit tout ce qui est à traiter pour tous les dossiers.

•Directement à partir du menu de la comptabilité d'un dossier, on voit ce qui est à traiter pour le dossier en cours.

Installation de l’appareil de scanning ADIBOX (par exemple le Demat'box®) et du logiciel de synchronisation. Tous scanners ou copieurs produisant des fichiers PDF peuvent convenir.

En mode Ruban : soit dans l'onglet « Encodages », cliquez sur la petite flèche du bouton « Factures XML » et ensuite sur « Configuration » ; soit dans l'onglet « Outils », cliquez sur la petite flèche du bouton « Configuration » et ensuite sur « Importation factures Adibox ».

En mode Standard : soit en effectuant un clic droit sur le bouton « 70. Importation Adibox » ; soit en choisissant le menu « Divers > Récupération Factures XML > Configuration ».

•Liaison « Adibox » : indiquez dans le champ le chemin vers le dossier défini lors de l'installation du service Adibox. La cible doit être le dossier portant le nom du client comptable (pour les fiduciaires) ou de votre société. Les fichiers déjà traités seront automatiquement mis dans un dossier « Processed ». Le dossier Adibox est géré automatiquement, vous ne devez pas y mettre ou déplacer vous-mêmes des fichiers.

•Liaison « Codabox » : indiquez dans le champ le chemin vers le dossier défini lors de l'installation du service Codabox. La cible doit être le dossier portant le nom du client comptable (pour les fiduciaires) ou de votre société. A l'intérieur, vous trouverez un dossier par année gérée qui lui même contient un dossier pour les factures. Et enfin, ce dossier contient les fichiers à traiter ainsi qu'un dossier « Processed » pour les fichiers déjà traités et un dossier « Pdf » pour les factures au format PDF. Le dossier Codabox est géré automatiquement, vous ne devez pas y mettre ou déplacer vous-mêmes des fichiers.

•Liaison « Autres » : indiquez dans le champ le chemin vers le dossier dans lequel seront stockés les fichiers à traiter.

Dossier contenant les fichiers XML à traiter : indiquez ici le chemin vers le dossier où se trouvent les fichiers XML reçus d'Adibox et qui restent à traiter.

Dossier contenant les fichiers XML traités : ce champ n'est disponible que pour la liaison « Autres ». Indiquez ici le chemin vers le dossier d'archivage où les fichiers seront déplacés après traitement et validation en comptabilité.

•Rechercher sur les __ premiers caractères du nom (Min) : essaye de retrouver le nom indiqué dans le fichier XML. Indiquez le nombre minimum de caractères pris en compte pour la recherche (valeur minimale 6 et conseillée 7). Ce nombre de caractères sert à limiter la recherche. Par exemple, le mot « LASOCIETE » pour le client dont la fiche est « LASOCIETE SPRL ». En ne prenant que les x premiers caractères, la recherche se fera, dans notre exemple en mettant 7, sur « LASOCIE » ce qui permettra de trouver plus d’éléments correspondants.

•Rechercher sur les __ premiers caractères du nom (Max) : en complément au paramètre précédent, indiquez le nombre maximum de caractères pris en compte pour la recherche dans le fichier XML (valeur conseillée 11).

•Joindre le PDF du document en scan de l'encodage : cochez cette case si vous désirez lier le document PDF à l'écriture d'achat ou de vente. Il est fortement conseillé de cocher cette option afin de pouvoir réafficher la facture après sa récupération en comptabilité.

A.A partir du dossier permanent, ouvrez le tiroir « Lancer module » et cliquez le bouton « [F2] En attente » ou pressez la touche [F2].

B.Ouvre la fenêtre suivante qui va balayer tous les dossiers et regarder si on a activé la liaison ADIBOX (cfr. fenêtre de configuration).

Pour tous les dossiers paramétrés, ADIX va consulter le chemin correspondant pour voir s’il y a des documents à traiter.

La récupération traite les factures et notes de crédit des clients et fournisseurs ainsi que les documents de type « Autres » (PDF informatifs à conserver) et les fichiers CODA qui deviennent accessibles directement par cette fenêtre.

Si on lance cette fenêtre directement à partir du menu de la comptabilité sans passer par le dossier permanent seuls les fichiers synchronisés par ADIBOX du dossier en cours seront affichés. Les fichiers CODA ne seront visibles que par le module de liaison bancaire (voir 40. Rapatriement des extraits de comptes (CODA)).

Par dossier paramétré, le nombre de document de chaque type à traiter est affiché. Par défaut, l’arbre est enroulé. Si on déroule une branche, il donne la date et l’heure des fichiers. Les documents sont classés par journaux existants. Pour voir un journal et ses documents, il faut que ce journal ait été créé préalablement.

L'arbre représente les documents trouvés, chaque branche correspond à un dossier et chaque feuille à un document.

Par dossier les documents sont triés par journal. Plusieurs journaux d'achats et de ventes sont possibles. Chaque élément contient le code du journal et le nombre de documents reçus à traiter. Un élément nommé « Autres » permet de recevoir des documents administratifs divers. L'employé indiqué pour chaque dossier est le nom du gestionnaire du dossier mis dans la fiche du client fiscal.

Depuis le dossier permanent, par défaut tous les types de document sont affichés mais il est possible de filtrer en cliquant sur le type voulu au-dessus du tableau.

On peut imprimer les éléments déroulés, il y aura alors une ligne imprimée par document à traiter.

Le classement par employé permet (pose d'une question) d'avoir un saut de page entre l'impression concernant chaque employé (afin de leur remettre la liste de ce qu'ils ont à traiter)

Le bouton « Gomme » permet de supprimer un document (uniquement depuis le dossier permanent). Le document est déplacé dans un sous-dossier « Corbeille » du dossier du client.

Depuis le dossier permanent, il y a possibilité de ne voir que les documents mis à la corbeille en cochant la case « Voir les corbeilles ».

Lorsque les documents de la corbeille sont affichés, le clic sur le bouton « Gomme » supprime complètement le fichier. Tandis que le bouton

permet de récupérer le document de la corbeille et le remet à son emplacement d'origine.

Décochez la case « Voir les corbeilles » pour revenir aux documents à traiter.

C.Le bouton « Recherche » permet de compléter et réactualiser la table. Il s'exécute automatiquement la première fois mais après un appel du bouton « [F2] GO » il n'est pas réexécuté automatiquement car l'opération peut prendre du temps et, si on suit l'ordre de la table, ce n'est pas absolument nécessaire. Depuis le dossier permanent, après un premier traitement, le nom du bouton devient rouge foncé et une infobulle affiche le message "Il y a eu des documents traités, cliquez ici pour mettre à jour la liste des documents à traiter ».

D.Le bouton « [F2] GO » réagit de la même façon qu'un clic sur l'un des boutons de la colonne « Traiter » et pilote les différentes fenêtres pour faire ce qui a été demandé. Si le bandeau de sélection se trouve sur un fichier CODA, l'action ira jusqu'au clic du bouton « 1. Recherche coda » (voir Rapatriement des extraits de comptes).

Pour les documents « Autres », il ouvre la fenêtre de visualisation du fichier PDF.

Les boutons et jauges situés en bas à droite permettent de zoomer, d'avancer dans les différentes pages d'un document, de faire pivoter le document (par exemple s'il a été mal scanné).

Le bouton « Voir PDF » permet d'ouvrir le document dans le lecteur de PDF habituel installé sur l'ordinateur. Cela permet notamment de copier, déplacer et imprimer le document.

Le bouton « Supprimer » envoie le document dans un sous-dossier « Corbeille ».

Si des éléments sont dans la corbeille, le premier bouton à gauche affiche une poubelle pleine et un clic sur ce bouton ouvre l'explorateur Windows dans le dossier « Corbeille ». Vous pourrez ainsi déplacer, restaurer ou supprimer définitivement le document.

Le bouton « Sauver DP » n'est visible que si l'on vient du dossier permanent. Il permet d'enregistrer le document dans l'onglet « Administratif/D.P. » du client du dossier en cours.

Le client peut ainsi, par exemple, scanner un document à renvoyer à son comptable et ce dernier l'enregistre automatiquement dans le dossier permanent du client.

La fenêtre qui s'ouvre alors est celle de la sauvegarde d'un scanning de document.

Pour l'importation des factures, il ouvre deux fenêtres sœurs : la fenêtre d'encodage concernant les documents sélectionnés et la fenêtre d'affichage du fichier PDF concerné :

Si cette question s'affiche pour demander de choisir le journal, c'est qu'il y a un problème dans votre configuration. Par exemple, un code journal différent entre celui demandé pour le programme de synchro et la comptabilité. Dans ce cas, contactez le service technique ADIBOX. Toutefois, vous pouvez malgré tout continuer en sélectionnant le journal approprié.

A noter que lors de la première utilisation, il faudra probablement placer les fenêtres correctement. Pour un meilleur confort d'utilisation, il est conseillé d'avoir deux écrans.

L'affichage principal se trouve d'abord dans la fenêtre des documents scannés ramenés par ADIBOX. Le pictogramme

permet de savoir rapidement dans laquelle des deux fenêtres on se trouve. Normalement, il n'est pas possible de travailler dans les deux en même temps mais certaines opérations sont malgré tout possible dans la fenêtre de visualisation du PDF alors qu’on se trouve dans l’encodage ; par exemple, zoomer, changer de page ou d’orientation.

On a une arborescence avec tous les documents d'un même journal qui sont à traiter.

En principe, il suffit d'appuyer sur le bouton « [F2] Récupérer », l'affichage principal passe alors dans la fenêtre d'encodage.

Le fichier XML joint au PDF est analysé. Si le scanning du document d'origine a fonctionné, on y retrouve des balises avec les informations du document. Celles qui sont importantes et traitées pour l'instant sont : le numéro de TVA des deux parties, le nom des deux parties, le numéro du document, la référence du document, la communication structurée, la TVA, le total TVAC, la date du document et la date d'échéance.

La recherche se fait d'abord sur le numéro de TVA, s'il est trouvé, le tiers associé est pris en considération. Sinon, la fenêtre de sélection du tiers s'ouvre. Si la recherche sur numéro de TVA n'aboutit pas, une recherche sur le nom est effectuée de la manière suivante :

▪Recherche sur tout le nom lu dans le XML dans l'intervalle de données défini dans les paramètres du dossier en cours (comme pour les CODA).

▪Recherche en éliminant un par un les premiers mots et en reprenant à chaque fois l'intervalle.

Si la recherche est infructueuse, la fenêtre de sélection du tiers s'ouvre pour le choisir ou en créer un nouveau. Lors de la création les informations récoltées dans le fichier XML sont mises automatiquement dans la fiche du compte tiers.

Il est important dans ce cas de bien compléter la fiche du tiers (numéro de TVA, comptes d'imputation par défaut…) afin d'automatiser complètement le processus de rapatriement les prochaines fois.

Si tout est récupéré et que les fiches sont bien remplies, les éléments trouvés sont inscrits automatiquement dans la fenêtre d'encodage qui se fait dans la période en cours de ce dossier.

Le message « Trouvé sur ... » s'affiche quelques secondes pour vous informer sur quel élément le tiers a été identifié. En effet, s'il n'a pas été trouvé sur base du numéro de TVA, il est recherché sur une partie du nom mais il se peut qu’un tiers soit trouvé sans être le bon car celui recherché n’existe pas encore dans le fichier. Ce message permet un contrôle supplémentaire utile notamment pour distinguer les homonymes fréquents en personnes physiques.

Dans la fenêtre d'encodage, le curseur s'arrête sur le premier élément manquant. Le total TVA s'affiche sur fond orange s'il est différent de celui lu dans le fichier XML. C'est un avertissement mais cela n'empêche pas la validation du document ; par exemple s'il s’agit d’un centime dû à un arrondi différent sur la facture par rapport au calcul.

Les informations concernant le compte tiers recueillies dans le fichier XML sont automatiquement sauvegardées dans la fiche du tiers si elles sont inexistantes.

Lorsque tout est correct, il suffit de cliquer le bouton « [F2] Enregistrement » pour valider le document.

Ensuite, l'affichage principal revient dans la fenêtre sœur et met un signe V pour indiquer que le traitement s'est bien effectué :

Si pour une raison quelconque on ne valide pas l'encodage mais qu'on le quitte, un signe X est indiqué pour ce document :

oBouton « Voir PDF » : visualise le PDF dans l'application associée installée sur l'ordinateur.

oBouton « Supprimer » : envoie le document dans un sous-dossier corbeille du dossier du client (par exemple pour un scan qui n'aurait pas du être fait car sans utilité). Le document est alors mis en police barrée.

oBouton « QR Code » : permet d'ajouter manuellement un QR code illisible ou qui a été oublié d'être apposé sur le document avant son scan. Rappelons qu'un QR Code doit être collé en évidence sur la première page d'un document (facture, note de crédit...) sans masquer les données utiles au traitement (uniquement lors du scanning avec la Demat'box®). Seule exception, il ne faut pas mettre de QR Code sur un document de type « Autres ».

oBouton « Transférer » : il se peut que l'utilisateur aie scanné par exemple une facture de vente dans les achats, dans ce cas une liste avec les journaux disponibles en mode scan pour ce client s'ouvre pour permettre de déplacer le document. Ce bouton permet aussi de déplacer le document dans le dossier "Autres" s'il ne s'agit pas d'une facture ou dans "Archiver" pour l'envoyer dans le sous-dossier « Processed » (documents traités).

Il suffit alors de sélectionner le journal (donc le répertoire) ou le scan sera déplacé pour être traité plus tard. Dans ce cas, une petite roue s'affiche devant le document concerné :

Il est possible d'envoyer aussi vers « Autres » s'il ne s'agit pas d'une facture.

Il est possible aussi possible d'archiver le document (l'envoyer vers le sous-dossier « Processed »). dans ce cas, un petit A s'affiche devant le document concerné :

oBouton « Découpe PDF » : permet de découper le document en plusieurs pages distinctes. On pourra ainsi éliminer par la suite les pages inutiles.

oBouton « Annoter » : permet de saisir un texte RTF et d'indiquer la position où l'on veut que ce texte soit inséré sur le PDF.

oBouton « Statistiques » : montre une table avec un résumé des traitements effectués et le temps que ça a pris :

oUne corbeille pleine indique qu'il y a des documents dans la corbeille. Un clic sur la corbeille pleine ouvre l'explorateur de fichiers dans le dossier corbeille permettant ainsi de sélectionner les fichiers que vous voulez éventuellement restaurer.

Lors de la fin de tous les traitements la fermeture de la fenêtre de visualisation des scans provoque plusieurs traitements :

oPointage dans un fichier des documents traités. Déplacement des fichiers vers un autre journal.

oPointage d'un paramètre disant qu'il y a eu un traitement pour afficher le bouton « Recherche » en rouge.

oLes différents états indiqués dans l'arbre ne sont définitifs que lors de la fermeture de la fenêtre d'importation. Les suppressions, déplacements… ne seront faits qu'à ce moment. Donc il est toujours possible de revenir sur un élément de l'arbre afin de le récupérer malgré tout.

oLa centralisation en comptabilité se fait à chaque validation de document, néanmoins il est toujours possible de le modifier en se remettant dans l'arbre sur le document concerné. Un message avertira simplement que le document est traité mais il n'interdira pas de le modifier.

oIl est possible lors d'une récupération d'avoir ce type de message indiquant le nombre de trous dans la numérotation ainsi que le nombre de doublon. Ce test se fait en se basant sur le QR Code.

•Dans les fenêtres d'encodage, l'ascenseur est grisé afin d'éviter tout mélange de document.

•Lors de la validation d'un document, le PDF scanné est joint à l'encodage pour autant que la case « Joindre le PDF du document en scan de l'encodage » soit cochée dans la fenêtre de configuration (voir au début de cette page d'aide).

•Les fichiers envoyés par le synchronisateur vers la fiduciaire sont le PDF et un XML créés avec les infos du XML précédent mais au format e-FFF.

•Tous les traitements de déplacements, copies, suppressions de fichier incluent bien sûr le PDF et le XML.