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La gestion des approbations permet lors de l'encodage d'une pièce comptable d'attribuer un statut de document à approuver par un « vérificateur » et à ce « vérificateur » d'approuver ou non l'encodage de ce document avec les conséquences qui s'en suivent.
La gestion activée comprend deux traitements, d'une part celui de « l'encodeur » qui dit par qui le document doit être approuvé et d'autre part « le vérificateur » qui approuve les documents qui le concernent.
Le fichier des différents types d'approbation doit comporter un enregistrement avec la mention « OK » qui dit que le document est approuvé, il est d'ailleurs créé par défaut dans le fichier.
Mise en service de la gestion des approbations
Paramètre général lié au dossier
Dans le menu « ? > Préférences » de la fenêtre de la comptabilité, cochez la case « Gestion des approbations » pour indiquer que ce dossier est soumis à cette gestion. Tout ce qui suit ne sera visible que si ce paramètre est activé.
Fiche d'un journal
Un paramètre supplémentaire est présent pour les journaux achat/vente indiquant si les documents encodés dans ce journal sont soumis à cette nouvelle gestion. Cochez la case « Gestion des approbations » dans l'onglet « Autres par défaut » de la fiche du journal.
Fiche d'un employé
Le fait d'être « Encodeur » ou « Vérificateur » ou les deux en même temps se détermine dans l'onglet « Droits » de la fiche de l'employé accessible par le menu « Gestion > Fichiers secondaires > Employés > Gestion ». Dans cet onglet, il y a quatre types d'employé : manager, vérificateur, encodeur, vendeur. Créez autant d'employés que nécessaire et spécifiez leur statut :
•Encodeur : lors d'un encodage, il devra sélectionner un ou plusieurs employés « Vérificateur »
•Vérificateur : le menu « Module > Approbations » est accessible
•Manager = Encodeur + Vérificateur
L'accès à cet onglet n'est pas accessible dans le cas ou l'employé n'est pas manager et a un statut d'encodeur ou de vendeur.
Le nom de l'employé actuel est affiché dans la barre d'état en bas du menu de la comptabilité. On peut changer d'employé par le menu « Gestion > Fichiers secondaires > Employés > Changement ».
Encodages
Mode Encodeur
Si l'employé est « Encodeur » et que la gestion des approbations est active, il y a une table supplémentaire affichée avec le nom des différents vérificateurs. Lors de la sauvegarde du document si aucun vérificateur n'est sélectionné un message le signale et demande de poursuivre ou non. Cette table est toujours disponible en modification des documents. On peut sélectionner autant de vérificateurs que nécessaire.
Mode Vérificateur
Dans ce mode, un bouton « Approbation » est actif, il permet d'accéder à la fenêtre de gestion des approbations.
Si l'employé a les droits « Encodeur » et « Vérificateur » la table et le bouton sont tous deux affichés.
Fenêtre de gestion des approbations
Cette fenêtre permet d'indiquer un statut d'approbation ou de rejet ou autre à chaque document encodé. Si l'employé est vérificateur seuls les documents le concernant sont affichés, s'il est manager il voit tous les documents. Un employé voit donc uniquement les documents qui le concernent. Il est possible de filtrer les documents selon une référence client/fournisseur.
La fenêtre est composée de trois parties :
•La première table donne les renseignements généraux du document et permet de faire des filtres de sélection des documents à afficher (date d'encodage, date d'approbation, référence approbation ou employé qui a encodé le document). La colonne « Document » contient le code journal, le numéro de document et la référence client ou fournisseur. Les différents statuts peuvent être gérés « Ajout, modification » en cliquant sur le bouton à côté du champ « Statut approbation ». Il faut un code statut « OK » qui veut dire que le document est complètement approuvé, on peut créer un statut « OK ce que l'on veut » pour différents états d'approbation, et enfin d'autres statuts comme « REFUSE » par exemple...
Le petit cadenas, à droite, permet de savoir si un filtre est en cours ou pas ; cliquer sur le bouton « Filtrer » passe d'un état filtré à un non filtré et inversement.
•La seconde table donne le détail de la ligne sélectionnée dans la première.
•La troisième partie permet de modifier le statut de l'approbation et d'ajouter un commentaire éventuel. Cette troisième partie est accessible via le bouton « Modifier le statut » en haut à droite de la fenêtre ou via un double clic sur une ligne de la première table.
Un bouton permet de sélectionner dans une fenêtre un statut. Dans cette fenêtre de sélection, il est possible d'ajouter ou de modifier les statuts.
Le bouton « Impression » imprime les documents sélectionnés de la première table.
Le bouton « Scan » permet de voir les pièces justificatives liées au document original encodé. Pour plus d'informations, consultez la rubrique Scanning, adjonction de pièces justificatives.
Création des propositions de paiement à partir de la comptabilité
Cette fenêtre colorie en orange les documents à payer qui n'ont pas été approuvés, donc les documents pour lesquels le statut « OK » n'a pas été indiqué.
Impression des virements fournisseurs à partir du menu « Divers » de la comptabilité
Lors de la création des paiements à partir de la comptabilité, si la gestion des approbations est activée les documents à échéance qui ne sont pas approuvés (statut « OK » pour tous les vérificateurs associés à ce document) ne sont pas cochés par défaut et sont affichés sur un fond orange.
25/11/2015 - approbation