ADIX Aide - Budget

Modules

> 68. Budget

Le module budgétaire travaille soit sur le plan comptable, soit sur les centres de frais. Si un budget est lié aux centres de frais il faut alors :

•Dans le menu « ? – préférences » cocher « remplir obligatoirement les centres de frais pour les comptes 6 et 7

•Dans le point « 5 journaux », cocher pour les journaux financiers dans l’onglet « Autres par défaut » la case « Encodage d’un centre de frais pour ce journal »

Dans le point « 68 Budget » ou, en mode ruban, avec le bouton « Budgets » de l'onglet « Modules »

Le bouton

permet de choisir le module budgétaire qui sera utilisé. En principe, vous ne devez y aller qu’une seule fois et prendre l’option « Budget classique ». L’autre option est particulière pour la gestion des fabriques d’église.

Définir la périodicité du budget, les types de comptes sur lesquels le budget doit se porter.

Le champ « Notes » donne la chaîne de paramètres caractérisant le budget, elle se complète automatiquement en fonction des choix effectués après le clic du bouton « Paramètres »

Les budgets peuvent se reporter à des centres de frais, des comptes tiers ou des comptes du PCMN.

Pour chaque type de compte, il est possible d'indiquer un intervalle à tenir en compte.

Pour les secondes et troisièmes ruptures, il est possible de n’indiquer que le type de rupture et de ne pas introduire d'intervalle. Dans ce cas, tous les comptes de cette rupture seront pris en compte.

Commencez par sélectionner le budget, les champs se complètent automatiquement avec les informations renseignées au point 1.

Vous pouvez définir une période « pivot », en principe la période en cours d’encodage.

- De l’exercice précédent ou du budget si la période des documents de la comptabilité est supérieure à la période pivot ;

- De l’exercice en cours si la période des documents est inférieure à la période pivot ;

- De l’exercice en cours ET soit de l’exercice précédent soit du budget pour la date pivot ;

Les colonnes qui contiennent soit le montant de l’exercice précédent, soit le budget se remplissent en fonction du choix fait ici :

Un calcul du « Year to date » se fait jusque la date pivot, avec le gap et le %, le même calcul se fait sur l’année précédente arrêté à la même date.

Un calcul du « Forecast year end » se fait en plus du « year to date » sur les colonnes après la date pivot, toujours selon le montant réalisé de l’année précédente ou du budget en fonction du bouton.

Laisser la période pivot vide ou à 0 donne simplement le calcul du réalisé pour toutes les périodes.

Les boutons « Mode table » et « Mode fichier xlsx » permettent d’entrer des budgets qui serviront alors de comparaison au lieu du montant réalisé de l’année précédente.

Le premier choix ouvre la fenêtre « Détail des lignes » expliquée au point 3.

Après ces modifications un bouton « Rafraîchissement données » permet de tenir en compte les modifications apportées dans le tableau affiché. Cette opération peut prendre un certain temps, voici pourquoi elle n’est pas lancée automatiquement.

Le second choix affiche les boutons suivants et ouvre la table des budgets et un fichier XLSX dans votre tableur.

Vous avez le choix de modifier les données dans la table ou dans le fichier XLSX.

Les montants pris en compte lors de la génération de la table et du fichier XLSX sont les budgets s'ils ont déjà été encodés ou les montants réalisés s'il n'y a pas encore de budget.

Lorsque les modifications ont été sauvegardées dans le fichier XLSX, le bouton « Réimporter le xlsx modifié dans la table » permet de voir le résultat de vos modifications dans une table. Les colonnes budget de cette table sont néanmoins toujours modifiables.

Le bouton « Sauvegarder le budget » sauve les informations de la table dans les fichiers de budget.

Le bouton « Rapport XLS » permet d’exporter la table en fichier Excel. Il est ouvert dans le tableur intégré de ADIX mais peut être sauvegardé pour être rouvert dans le logiciel Excel.

A noter que bien que préconisé, il n’est pas obligatoire de passer par le budget projeté, voici la raison pour laquelle ce bouton est accessible individuellement. Dans ce cas, à l’ouverture, tous les budgets sont présentés, filtrez sur un budget et un exercice en particulier.

Vous avez ici toutes les lignes créées pour le budget sélectionné. Vous pouvez également filtrer sur une période ou laisser 0 ou vide pour toutes les périodes.

Il existe différents moyens de créer ces lignes, ils sont détaillés dans la suite de cette aide.

Les boutons dans le cadre « Lignes de budget » permettent de gérer chacune des fiches budget séparément.

La modification se fait en cascade, lorsque vous modifiez une fiche vous pouvez passer à une autre fiche en cliquant simplement dans la table ci-dessus.

Lors de la modification en cascade le curseur de la fiche se trouve sur le montant du budget et le simple fait d’enregistrer la fiche ou de changer de ligne dans la table valide la modification faite dans la fiche et passe à la suivante.

Si vous arrivez à cette fenêtre en passant par le budget projeté c’est beaucoup plus simple. Le budget est d’office sélectionné et la période est la période pivot, ce qui permet d’introduire directement en cascade le budget pour toutes les lignes de la période pivot.

Dans cette fiche les éléments de la partie « Période » sont non modifiables.

La partie « Compte(s) et montant » peut être modifiée mais il est conseillé de ne modifier que le montant du budget car en modifiant les comptes la fiche risque de ne plus appartenir au budget en cours.

A noter que le montant du budget peut être modifié directement dans la table précédente sans pour autant ouvrir cette fiche.

Le bouton « Copier le détail dans chaque période » duplique ou modifie les fiches des différentes périodes avec les renseignements de la fiche en cours.

Le bouton « Enregistrer » (raccourci [END]) valide la modification en cours et se positionne directement sur l’élément suivant à modifier.