Menu « Divers » > Assistant d'importation d'écritures (ADIX Link...)

Ce menu permet de récupérer des écritures comptables en provenance d’un programme externe.

Les fichiers ADIX traités sont :

•CPTCLI : clients

•CPTFOUR : fournisseurs

•CPTPCMN : plan comptable

•CPTJNLVV : fichier contenant toutes les écritures comptables

•CPTJNLJN : fichier contenant les noms des différents journaux comptables

Les fichiers sources acceptés doivent être au format DBF, TXT, XLS, XLSX, FIC. Leur structure doit être identique quel que soit le format. La première ligne doit toujours comporter le nom de la colonne. Si un nom ne correspond pas, la colonne ne sera pas importée.

Ouverture

En mode ruban, ouvrez l'onglet « Divers » et cliquez le bouton « Externe->Comptabilité > Assistant d'importation d'écritures (ADIX Link...) » ou, si l'affichage est en mode classique, à partir du menu de la comptabilité, prenez le menu « Divers > Assistant d'importation d'écritures (ADIX Link...) ».

L’écran suivant s'affiche pour choisir le format des fichiers à importer. La procédure est identique quel que soit le type d’import.

L’écran suivant s'affiche pour choisir le format des fichiers à importer. La procédure est identique quel que soit le type d’import.

Les différents boutons :

•Explorateur : ouvre l’explorateur Windows pour éventuellement retrouver l’endroit où sont déposés les fichiers

•Accueil : retourne au premier écran

•Annuler : annule la récupération

•Précédent : retourne à l’étape précédente

•Suivant : passe à l’étape suivante

Sauvegarde

Avant une importation, il est fortement conseillé d'effectuer une sauvegarde car ce sera la seule manière de revenir à l'état initial si le résultat obtenu ne vous satisfait pas.

Sélection du dossier où se situent les fichiers à importer

L’extension des fichiers recherchés correspond à votre choix du format des fichiers à importer.

Transfert des fichiers à importer dans des tables

Affichage et contrôle des données

Si tout est correct, la colonne « OkImage » affiche des ronds verts et vous pouvez continuer la procédure.

S'il y a des erreurs la colonne « OkImage » sera rouge et la dernière table affichera le détail du problème rencontré. Selon sa gravité, il sera possible de modifier certains éléments directement dans les deux premières tables. Après vos modifications, cliquez sur « Contrôle des tables ci-dessous » pour voir si vous avez réussi à réparer les erreurs et dans ce cas vous pouvez continuer le processus.

S’il y a des erreurs d’incohérence comme des documents passés à l’envers (attention toutefois qu’il s’agit peut-être de documents négatifs) la colonne « Okimage » sera orange. Il est aussi possible de modifier certaines informations mais ces erreurs ne sont pas bloquantes, l’import peut continuer si vous l’estimez néanmoins correct.

Si la période des documents est mensuelle et que la comptabilité est tenue en mode trimestriel une question est posée pour permettre, soit de modifier les périodes des documents concernés vers leur équivalent trimestriel, soit de modifier le type d’encodage de la comptabilité en mode mensuel.

Enregistrer les écritures

Si tout est correct au point précédent, il suffit d’enregistrer les documents dans la comptabilité.

Données techniques

Voici les colonnes importées dont leur nom doit correspondre exactement quel que soit le type de fichier à importer. Le nom du fichier doit également correspondre.

Fichier « CPTCLI » (clients) :

La colonne « REFCLIENTU » est obligatoire et est utilisée pour la recherche. La fiche client sera créée si elle n'existe pas.

La rue, le numéro et la boîte doivent être rassemblés dans les colonnes « ADRESSE » et « ADRESSE2 ».

Fichier « CPTFOUR » (fournisseurs) :

La colonne « REFFOURNU » est obligatoire et est utilisée pour la recherche. La fiche fournisseur sera créée si elle n'existe pas.

La rue, le numéro et la boite doivent être rassemblés dans les colonnes « ADRESSE » et « ADRESSE2 ».

Fichier « CPTPCMN » (plan comptable) :

La colonne « REFCPPCMNU » est obligatoire et est utilisée pour la recherche. Le compte du plan comptable sera créé s'il n'existe pas.

Fichier « CPTJNLJN » (journaux comptables) :

La colonne « CODEJNL » représente le type de journal : VEN (pour ventes), ACH (pour achats), NCV (pour notes de crédit sur ventes), NCA (pour notes de crédit sur achats), FIN (pour financiers), OPD (pour opérations diverses).

La colonne « FICHIERJNL » permet de différencier les journaux de même type.

Fichier « CPTJNLVV » (écritures comptables) :

Description des colonnes :

•CPTJNLIU : numéro de l'écriture qui doit être le même pour toutes les lignes constituant cette écriture.

•NOORDRE : position de la ligne dans l'écriture (exemple : 1 puis 2 puis 3...).

•TYPECOMPTE : indiquer C pour un client ou F pour un fournisseur, uniquement sur la première ligne d'une écriture. La première ligne correspond à la facture et les lignes suivantes au corps de la facture. Pour les autres documents que achats et ventes, indiquer G pour un compte général.

•REFCLIFOU : indiquer la référence du client ou fournisseur, uniquement sur la première ligne d'une écriture.

•REFCPPCMNU : compte d'imputation de la ligne en cours. Sur la première ligne, où la référence du client ou fournisseur est indiquée, il faut noter le compte centralisateur client ou fournisseur (par défaut, ce sera 400000 ou 440000). Dans les lignes suivantes, il s'agira des comptes de la classe 7 ou 6. Dans le cas ou la ligne correspond à une TVA, il faut indiquer le compte relatif à la TVA (par défaut, il prendra le compte d'imputation 451000 pour les ventes ou 411000 pour les achats).

•DATEMVT : date du mouvement, qui est à indiquer sur toutes les lignes de l'écriture, au format année+mois+jour (exemple : 20221201).

•LIBELLE : libellé qui correspond au compte d'imputation. Pour un client ou fournisseur, il faut reprendre son nom + prénom, pour les autres comptes, il faut reprendre l’intitulé dans le plan comptable.

•COMMENTAIR : commentaire éventuel relatif à la ligne en cours.

•PERIODEAN : année de la période qui est à indiquer sur toutes les lignes de l'écriture. Si cette donnée est absente, c'est l'année de la date du mouvement qui sera prise en compte.

•PERIODEMOI : mois de la période qui est à indiquer sur toutes les lignes de l'écriture. Si cette donnée est absente, c'est le mois de la date du mouvement qui sera prise en compte.

•EXERCICECP : date du début d'exercice au format année+mois+jour (exemple : 20220101). Si cette donnée est absente, c'est l'exercice de la date du mouvement qui sera prise en compte.

•CNUMERODOC : numéro du document qui est à indiquer sur toutes les lignes de l'écriture.

•DEVISE : devise du document qui est à indiquer sur toutes les lignes de l'écriture.

•COURSDEVIS : cours de la devise du document par rapport à la devise de la comptabilité.

•BASEDEBIT : montant au débit dans la devise du document.

•BASECREDIT : montant au crédit dans la devise du document.

•MTTDEBIT : montant au débit dans la devise de la comptabilité.

•MTTCREDIT : montant au crédit dans la devise de la comptabilité.

•REFTAUXTVA : référence du taux de TVA à n'indiquer que sur la ligne la concernant.

Pour les ventes :

Pour les achats :

•PRCTTVA : pourcentage de la référence du taux de TVA à n'indiquer que sur la ligne la concernant.

•TRITVA : pour les achats, indiquer DED (pour déductible) ou ND (pour non déductible) à n'indiquer que sur les lignes du corps de la facture et de la TVA.

•BASETVA : montant imposable sur lequel le montant TVA est calculé à n'indiquer que sur la ligne la concernant.

•NATUREACHA : pour les achats, indiquer F (pour frais), I (pour investissement) ou M (pour marchandises).

•DATEECH : date d'échéance au format année+mois+jour (exemple : 20221201).

•QTTECPTA : pour les achats, quantité pour la comptabilité.

•FICHIERJNL : nom du journal en cours qui doit exister (exemples : VEN, VE1, ACH...).

•CODEJNL :  indiquer VEN (pour ventes), ACH (pour achats), NCV (pour notes de crédit sur ventes), NCA (pour notes de crédit sur achats), FIN (pour financiers), OPD (pour opérations diverses).

•DOUC : type débit ou crédit en rapport avec la colonne « CODEJNL ». Si cette donnée est absente, elle sera estimée selon le journal.

o« CODEJNL » = "VEN" : « DOUC » = "D"

o« CODEJNL » = "NCV" : « DOUC » = "C"

o« CODEJNL » = "ACH" : « DOUC » = "C"

o« CODEJNL » = "NCA" : « DOUC » = "D"

Précisions concernant la TVA :

•Pour une écriture d'achat ou de vente, sur une ligne où se trouve un compte TVA dans la colonne « REFCPPCMNU », il faut indiquer la base (montant imposable) dans la colonne « BASETVA » et la référence TVA dans la colonne « REFTAUXTVA ».

•Pour une écriture d'achat ou de vente sans compte TVA (cocontractant, intracommunautaire, TVA à 0%, exportation), il faut indiquer la base (montant imposable) dans la colonne « BASETVA » et la référence TVA dans la colonne « REFTAUXTVA » sur la ligne correspondante du compte 6 ou 7. Pour les ventes, c’est la référence TVA de la ligne 7 qui envoie la base en case 45 pour le cocontractant ou en case 46 pour l’intracommunautaire ou en case 47 pour l'exportation. Pour un taux de TVA à 0%, la base indiquée en ligne 7 est envoyée en case 00.

Précisions concernant une écriture achat ou vente :

•La structure d'une telle écriture est toujours :

•Ligne d'identification du client, fournisseur

•Première ligne d'un compte 6 ou 7

•Première ligne avec compte TVA (s'il y en a) correspondant au compte 6 ou 7 de la ligne précédente

•Deuxième ligne d'un compte 6 ou 7

•Deuxième ligne avec compte TVA (s'il y en a) correspondant au compte 6 ou 7 de la ligne précédente

•Etc...

Exemple de trois écritures dans le fichier « CPTJNLVV » :

(pour les besoins de la mise en page, le tableau est présenté en trois parties avec un numéro en début de ligne pour vous aider à suivre)

Précisions concernant une écriture financière :

•La première ligne de l’écriture doit toujours être la contrepartie du document, c'est-à-dire le compte centralisateur 55xxxx relié au journal financier. Le montant indiqué dans cette ligne doit balancer l’ensemble de l’écriture.

08-01-24 - cpt_assistantecritures