ADIX Aide - 60. Fiches 281.10, 281.20, 281.45 et 281.50 (ISOC)

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Possibilité de rentrer les fiches 281.10, 281.20, 281.45 et 281.50 par voie électronique via BELCOTAX-ON-WEB suivant un fichier généré par ADIX. L'accès à la gestion des fiches 274 de précomptes professionnels peut aussi se faire au départ de cette fenêtre ; plus d'infos ici.

Attention : les fiches imprimées ne sont plus acceptées par l’administration

•Sélectionnez l’exercice comptable pour lequel vous souhaitez rentrer les fiches 281.

Pour le changement d’exercice, cliquez sur le bouton « Changement » de l'onglet « Utilitaires ».

•Cliquez ensuite sur « 281.10 », « 281.20 », « 281.45 » ou « 281.50 » suivant votre sélection. L'aide des fiches 274 se trouve ici.

•Pour l’introduction des données, cliquez ensuite sur « Nouveau » pour créer une fiche.

•L’écran suivant apparaît pour les fiches 281.50 (Pour les fiches 281.50, il est toujours possible de récupérer les données des annexes fiscales, d’imprimer les fiches, ... grâce au menu déroulant). Sinon, il vous suffit de cliquer sur « Nouveau ».

•Il vous suffit ensuite de compléter toutes les informations utiles dans les différents onglets des fiches et de cliquer ensuite sur le bouton « Enregistrer ». Si vous n’avez pas complété des informations importantes le message suivant apparaît : « Les champs en rouge sont obligatoires ».

•La question suivante apparaît, si vous souhaitez envoyer juste cette fiche, il vous suffit de cliquer sur « Oui » et de passer directement à la connexion au site du Ministère (voir ci-après), si vous souhaitez envoyer vos fiches de manière groupée en une seule fois, cliquez sur « Non ».

•Une fois que toutes vos fiches 281.10, 281.20, 281.45 et 281.50 sont éditées, il vous suffit pour l’envoi de manière groupée de revenir à l’écran de départ d’un dossier et de cliquer sur le bouton « Envoi multiple Belcotax ».

•Indiquez la période des revenus pour laquelle vous souhaitez rentrer les fiches et cliquez sur le bouton « Prévisualisation ». L’écran suivant apparaît :

•Le tableau reprend toutes les fiches 281.10, 281.20, 281.45 et 281.50 éditées et qui devront être envoyées au Ministère des Finances. Si vous souhaitez ne pas reprendre toutes les fiches, il vous suffit de décocher les dossiers dans la colonne OK.

Une fois que votre choix est définitif, il vous suffit de sélectionner « Définitif » et de cliquer sur le bouton « Envoi multiple » pour créer le fichier au format XML destiné à Belcotax. Ce fichier s’enregistre dans le dossier \adix\BELCOTAX\année.

•Si les coordonnées du déposant n’ont pas été remplies, l’écran suivant apparaît :

Il vous suffit de compléter les données manquantes et de cliquer sur le bouton « Valider ». Le bouton « Déposant » permet de vérifier ou modifier les données indiquées concernant le responsable ou le comptable. Il est obligatoire d’y remplir tous les champs. S’il manque une information, ADIX vous le signalera lors du clic sur « Valider ».

•La fenêtre d’envoi apparaît à l’écran. Cette fenêtre reprend un résumé de la procédure à suivre ainsi qu’un bouton de connexion au site du Ministère.

•Pour envoyer le fichier XML créé, cliquez sur le bouton « Application Belcotax du Ministère des Finances » afin d’ouvrir la page d’authentification sur Internet. Pour que cela fonctionne, votre ordinateur doit être parfaitement configuré (Windows et Java à jour, lecteur carte d’identité installé, certificats d’authentification enregistrés). Il faut bien sûr qu’une connexion Internet soit disponible. Si ce n’est pas le cas, vous pouvez prendre le fichier et l’envoyer à partir d’un autre PC en vous connectant manuellement sur www.belcotaxonweb.be. L’emplacement du fichier est indiqué dans la fenêtre d’exportation Adix.

Vérifiez que votre carte d’identité électronique est insérée dans le lecteur de carte et qu’il est branché. Si c’est le cas, cliquez sur « LOGIN » et identifiez-vous avec votre code PIN. Après authentification, vous serez dirigé sur le site Belcotax-on-Web.

•Dans le menu à gauche, cliquez sur l’option « Envoi par fichier » puis sur « Préparation » :

•Placez le curseur dans le champ « Fichier "Belcotax" à convertir » et pressez les touches CTRL+V pour coller le chemin vers le fichier. Attention, à partir d'Internet Explorer 8 le CTRL+V ne fonctionne pas à cet endroit. Vous devez cliquer le bouton « Parcourir » pour ouvrir la fenêtre « Choisir un fichier à télécharger » et effectuer le CTRL+V dans le champ « Nom du fichier ». Si nécessaire, utilisez les options de navigation dans cette fenêtre pour localiser le fichier XML. Quand le nom de fichier est indiqué, cliquez « Ouvrir ».

oSi vous travaillez sur réseau : il sera peut-être nécessaire d'ajouter la lettre du disque devant le chemin, donc par exemple tapez "Z:" avant de coller le chemin dans le champ « Fichier Belcotax à convertir » ou dans le champ « Nom du fichier » de la fenêtre « Choisir un fichier à télécharger » (si nécessaire, remplacez la lettre Z par celle en vigueur sur votre ordinateur).

oAttention : les champs « Fichier de destination » et « Fichier d'erreurs » se complètent automatiquement mais il faut veiller à ce que leur contenu soit un chemin valide. Normalement, le chemin choisit se place dans ces deux champs avec un suffixe « .bow » pour le premier et « _error.txt » pour le second. En aucun cas, ils ne peuvent contenir le mot « fakepath » qui peut apparaître si vous utilisez Internet Explorer. Si cela se produit, vous devrez modifier les paramètres de sécurité de la façon suivante pour éviter que Belcotax refuse toute conversion avec affichage d'une erreur signalant des chemins incorrects :

▪Dans Internet Explorer, ouvrez la fonction « Outils > Options Internet » et cliquez sur l'onglet « Sécurité », ensuite cliquez le bouton « Personnaliser le niveau » :

▪Dans la liste des paramètres, descendez jusqu'à la rubrique « Inclure le chemin d'accès au répertoire local du téléchargement des fichiers sur un serveur ».

▪Cliquez sur « OK » et ensuite sur « Oui » lors de ce message de confirmation :

▪Recommencez l'étape de choix du fichier à convertir en cliquant sur le bouton « Parcourir ».

▪Lorsque les trois champs spécifiant les chemins sont correctement complétés, cliquez « Convertir » puis sur « Oui » si ce message s'affiche :

•La conversion consiste en une première validation du fichier et un cryptage de celui-ci en vue du transfert. Les validations réalisées à ce niveau sont des validations sommaires de format ou de cohérence des données. Trois types d’anomalies peuvent être détectés : des anomalies bloquantes, des anomalies contournables et de simples avertissements.

Par exemple, cette conversion a rencontré des erreurs. Dans ce cas, un rapport est sauvegardé sur votre ordinateur dans le même dossier que le fichier XML. Le nom de ce rapport est identique au fichier XML avec « _error.txt » ajouté derrière.

oLe premier cadre mentionne les erreurs bloquantes qu'il est obligatoire de corriger car le fichier XML n'aura pas été converti. Dans le cas de l'exemple, il s'agit de l'option « Tester un envoi de fichier » qui a été sélectionnée dans le cadre « Envoi électronique » de la fenêtre Adix. Cette option permet de simuler l'envoi pour obtenir le résultat de la conversion Belcotax. Pour éliminer cette erreur, il suffit de sélectionner l'option « Envoyer le fichier ».

oLe deuxième cadre mentionne les erreurs contournables. Dans ce cas, le fichier est « en principe » refusé. Toutefois, il aura malgré tout été converti, mais l’utilisateur sera cependant invité à introduire une demande de dérogation à la validation enfreinte auprès du service gestionnaire Belcotax en envoyant un e-mail (à belcotax@minfin.fed.be). Le fichier ne sera traité et accepté que sous réserve de l’autorisation expresse de ce service. Cette demande devra reprendre le numéro de l’envoi et tous les éléments permettant au SPF Finances de fonder son avis (notamment une copie du fichier d’erreurs). Donc avant toute demande de dérogation, vous devrez essayer de localiser et corriger ces erreurs dans Adix. Le plus couramment, il s'agit de fiches fournisseurs incomplètes.

oLorsque la conversion n'a révélé aucun problème, il faut passer à la dernière étape qui consiste à envoyer le fichier converti par Belcotax.

Ce fichier se trouve dans le même dossier que le fichier XML d'origine. Son nom est identique au fichier XML avec « .bow » ajouté derrière ; n'essayez pas de l'ouvrir, il est crypté.

Placez le curseur dans le champ « Fichier à envoyer » et pressez les touches CTRL+V pour coller le chemin vers le fichier et ajouter « .bow » derrière ce chemin (sans les guillemets). Attention, à partir d'Internet Explorer 8 le CTRL+V ne fonctionne pas à cet endroit. Vous devez cliquer le bouton « Parcourir » pour ouvrir la fenêtre « Choisir un fichier à télécharger » et effectuer le CTRL+V dans le champ « Nom du fichier » ; n'oubliez pas d'ajouter « .bow » derrière. Si nécessaire, utilisez les options de navigation dans cette fenêtre pour localiser le fichier BOW. Quand le nom de fichier est indiqué, cliquez « Ouvrir ».

Ensuite, complétez le champ « Votre adresse Email » et cliquez « Envoyer ». Un accusé de réception vous sera envoyé à cette adresse. Vous devez le conserver comme preuve ; par exemple, placez-le dans le même dossier que le fichier que vous avez envoyé en effectuant un « glisser/déposer » depuis votre application d'e-mail vers le dossier concerné.

Si l’envoi s’est déroulé sans problème, un numéro de référence sera affiché ainsi que le message « L’envoi des données s’est déroulé avec succès. Le fichier est en cours de validation. Un accusé de réception vous sera transmis par e-mail dans les 24h. Dans les 48h, un rapport de traitement définitif vous sera transmis à la même adresse. ». Ce numéro de référence doit obligatoirement être conservé en vue de tout contact ultérieur relatif à cet envoi.

La validité du numéro de séquence interne indiqué dans le fichier est contrôlée dès réception :

•En cas d’existence d’un fichier portant le même numéro de séquence, le fichier transmis sera rejeté sans enregistrement des données, ni attribution d’un numéro d’envoi. Dans ce cas vous recevrez le message « L‘envoi existe déjà dans BOW ». Vérifiez si vous ne vous êtes pas trompé de fichier. Adix incrémente le numéro d'envoi à chaque création de fichier XML. Si vous n'avez pas modifié ce numéro il y a donc de forte chance pour que vous essayiez d'envoyer un fichier qui l'aurait déjà été.

•Le numéro d'envoi doit être séquentiel et ne peut pas rencontrer de rupture de la numérotation. Si c'est le cas, il sera ignoré sans avertissement. Après un envoi, surveillez toujours si vous recevez bien un accusé de réception et un numéro de référence. Sur le site Belcotax, vous pouvez consulter la liste des envois en choisissant « Recherche et mise à jour > Envois » dans le menu. Complétez éventuellement les critères de recherche et cliquez « Rechercher ».

Un envoi sera considéré comme accepté lorsque vous aurez reçu l'e-mail de Belcotax avec le message « La validation de votre envoi s’est déroulée sans problème. Vous trouverez ci-joint le feedback de la validation. ».

Sur le site Belcotax, vous pouvez consulter les fiches envoyées en choisissant « Recherche et mise à jour > Fiches - Consultation » dans le menu. Complétez éventuellement les critères de recherche, par exemple en indiquant le numéro de séquence ou le numéro de référence. Ensuite, cliquez « Rechercher ». Les fiches pourront être imprimées en PDF.