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Cette fonction permet de créer des lettres types pouvant contenir des variables (nom, adresse...) qui seront complétées automatiquement.
Dans le menu « Signalétique », cliquez sur le bouton « Lettres types » et l’écran suivant s'affiche :
Cette fenêtre est le point de départ pour la gestion des lettres types pour : déclaration TVA, listing TVA, relevé intracommunautaire, fiche 274 du précompte professionnel, courrier d'entête, loi anti-blanchiment, lettre de mission, procuration, courrier eID... Plusieurs documents sont présents par défaut pour chaque type de courrier, en plusieurs langues et selon deux types d'envoi : e-mail, courrier. L'e-mail est modifié par l'éditeur au format RTF. Le courrier est modifié par le traitement de texte intégré pour impression et/ou envoi en pièce jointe par courrier électronique.
Remarque : si les courriers électroniques ne sont pas encore activés dans votre version, ils le deviendront lors d’une prochaine mise à jour.
Les boutons « Nouveau » et « Supprimer » sont actuellement grisés. Ils serviront plus tard dans de nouveaux modules qui seront développés.
Le bouton « Modifier » permet de modifier le document sélectionné.
Modification d'un e-mail
Voici la fenêtre de l’éditeur permettant de créer/modifier une lettre destinée à l'envoi par courrier électronique :
Ceci est un exemple d'une lettre qui accompagnera une déclaration TVA.
La barre outils est composée des options suivantes :
1.Nouveau : efface le contenu de la lettre en cours pour en créer une nouvelle en partant d'une page blanche.
2.Ouvrir : permet d'ouvrir un document existant de type RTF.
3.Enregistrer : enregistre la lettre en cours.
4.Enregistrer sous : enregistre la lettre en cours sous un autre nom.
5.Imprimer : imprime la lettre en cours sans remplacer les variables pour vous permettre d'affiner la mise en page.
6.Couper : coupe la sélection et la place dans le Presse-papier.
7.Copier : copie la sélection et la place dans le Presse-papier.
8.Coller : place le contenu du Presse-papier à l'endroit du curseur ou en remplacement de la sélection actuelle.
9.Police : choix de la police du texte sélectionné ou du texte ajouté à partir de la position du curseur.
10.Taille : définit la taille du texte sélectionné ou du texte ajouté à partir de la position du curseur.
11.Gras.
12.Italique.
13.Souligné.
14.Aligner le texte à gauche.
15.Centrer le texte.
16.Justifier le texte.
17.Aligner le texte à droite.
18.Couleur : choix de la couleur du texte sélectionné ou du texte ajouté à partir de la position du curseur.
19.Insérer une variable. La liste des variables disponibles dépend du type de la lettre en cours. En effet, des variables sont propres aux déclarations TVA tandis que d'autres concernent le précompte professionnel.
20.Textes associés à la lettre. Ce bouton n'est disponible que pour une lettre liée aux déclarations TVA. Permet de définir les textes associés et les variables qui les composent. Cela concerne : texte à payer, texte à récupérer, texte restitution, texte non restitution.
21.Fermer la fenêtre d'édition. Si la lettre a été modifiée, un message demande s'il faut l'enregistrer.
Dans le menu « Outils » vous pouvez générer le document par défaut que fournit ADIX pour un type de lettre. Le document par défaut est différent par langue, par type de courrier et par type de lettre.
Le bouton « Insérer une variable » permet de sélectionner les variables à insérer dans le texte :
Les variables disponibles varient selon le type de courrier. Au milieu est noté le nombre de caractères maximum que composent la variable. A droite, ce trouve le nom de la variable tel qu'il sera inséré dans le document.
Cliquez « Insérer » pour placer la variable sélectionnée dans le texte à l’endroit du curseur. Le nom de la variable est complété par des ... indiquant la taille maximale occupée par la variable. Vous ne pouvez pas retirer ces points ou modifier le nom sinon la variable ne sera plus interprétée correctement. Si après le dernier point de la variable vous indiquez le signe +, le texte qui suit sera ramené contre la variable pour ne pas laisser d'espace blanc. Par contre, sans le signe +, la variable sera complétée par des espaces jusqu’à sa taille maximale.
L’éditeur fonctionne comme un traitement de texte allégé mais attention à ceci :
•La largeur de la page visible à l'écran ne correspond pas nécessairement à celle d’une page de l’imprimante. A tout moment, vous pouvez cliquer sur le bouton « Imprimer » (n° 5 dans la description ci-dessus) pour voir le résultat en visualisation et/ou à l'impression.
•Le retour automatique à la ligne suivi par des tabulations pourrait être mal interprété et provoquer des alignements incorrects. Il est parfois préférable de faire un retour à la ligne manuel (ENTER) à la fin d’une ligne avant de mettre des tabulations sur la ligne suivante.
Particularités de certaines variables :
•Client nom 1 : si une civilité a été introduite dans la fiche du client fiduciaire, elle sera automatiquement insérée devant.
•Période de déclaration : un texte reprenant le numéro du trimestre ou le mois concerné sera généré automatiquement.
•Montant déclaration : il s'agit de la case 71 ou 72.
•Titre politesse : permet de reprendre le titre de politesse indiqué dans la fiche client fiduciaire dans l’onglet « Courrier ». Si rien n’est indiqué dans la fiche, le texte mis dans la fenêtre ci-dessous sera mis.
•Nom du responsable : reprend le nom du responsable du dossier TVA indiqué dans l’onglet TVA de la fiche client fiduciaire. Cette variable peut être ajoutée à l’endroit de la signature par exemple.
•Acomptes : calculés automatiquement dans la fenêtre de déclaration TVA. Remarque au sujet du calcul qui part d’un solde antérieur nul : dans la fenêtre de déclaration TVA, un clic sur la flèche située à côté de ce solde ramène le solde du compte courant TVA. Pour cela, il faut vérifier les comptes centralisateurs pour voir si vous en avez bien créé un pour le compte courant et il est aussi conseillé d’utiliser la fonction de contraction TVA dans les opérations diverses.
•Solde antérieur : 0 ou solde du compte courant TVA (voir point précédent).
•Date de paiement : calculée automatiquement en fonction de la date du jour. Date à laquelle le paiement à la TVA doit être effectué pour éviter une amende.
•Banque recette : numéro de compte sur lequel il faut effectuer le paiement de la TVA (BIC+IBAN).
•Communication structurée : communication à indiquer lors de ce paiement. Elle est calculée automatiquement par ADIX suivant la formule de l'administration.
Dans la barre outils de l'éditeur, le bouton « T » (n° 20 dans la description ci-dessus) permet de définir des textes spécifiques selon le cas qui peut se produire :
Permet de définir un texte spécifique pour chaque cas de figure de déclaration. Il s’agit aussi de champs RTF dans lesquels il y a possibilité d’ajouter des variables via le bouton « Variable » (n° 19 dans la description ci-dessus). Le choix des variables est ici limité aux données utiles à mettre dans ces différents pavés « Texte ». Lors de la frappe dans ces champs une barre d’outils permet une mise en page.
Particularités de certaines variables liées aux fiches 274 :
•Période de déclaration : un texte reprenant le numéro du trimestre ou le mois concerné sera généré automatiquement. Si nécessaire, la mention « acompte » sera introduite automatiquement par le logiciel.
•Montant des revenus : il y a distinction dans les variables entre revenu net et brut, le calcul sera automatiquement fait par le logiciel.
•Période des revenus : on peut travailler par période de déclaration ou aussi indiquer le montant par mois bien qu’on est en déclaration mensuelle ; ici aussi le calcul sera fait automatiquement.
•Détail du revenu par gérant : si il y a plusieurs gérants alors il est possible d’insérer cette variable une seule fois. Il ne faut rien mettre d’autre sur cette ligne. Le logiciel imprimera une ligne par gérant en calculant automatiquement les montants.
Astuces :
•Pour un e-mail, éviter de mettre des tabulations surtout en début de ligne.
•Éviter un trop grand écart de taille de police pour des variables mise en bout de ligne par des tabulations.
•Pour mettre une variable en gras, italique... il faut inclure les crochets.
Modification d'un courrier
Voici la fenêtre du traitement de texte intégré permettant de créer/modifier une lettre destinée à l'impression :
Dans l’onglet « Insertion », le bouton « Variable » permet d’intégrer des données en provenance de la licence ou du signalétique. Lors de l’impression ou de l’envoi du document ces variables seront automatiquement remplacées par leur contenu.
Dans l’onglet « Insertion », le bouton « Missions» permet d’intégrer automatiquement des missions dans votre document.
Les missions cochées sont conservées dans le fichier DP_Admin. Dès lors, à l’ouverture de la fenêtre des missions à insérer, celles qui sont déjà présentes sont cochées. Seules les nouvelles cochées seront ajoutées au document.
Le fait de retenir ces coches permettra de reprendre les différentes missions dans la partie honoraire si on opte pour des honoraires détaillés.
Dans l’onglet « Insertion », le bouton « Honoraires» permet d’intégrer automatiquement le détail des honoraires des missions sous forme de tableau dans votre document.
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Astuces :
•Éviter un trop grand écart de taille de police pour des variables mise en bout de ligne par des tabulations.
•Vous pouvez afficher les caractères cachés en cliquant sur l'icône 
dans la barre d'outils ou en pressant CTRL+8. Cela permet de mettre en évidence les tabulations et aide à la mise en page :
•Il ne faut pas mettre de tabulation devant les variables de zones textes telles que « TEXTEAPAYER », « TEXTERESTITUTION »... Pour aligner ces textes, il faut mettre les tabulations nécessaires dans la fenêtre spécifique pour leur modification ouverte en cliquant le bouton « Textes particuliers TVA » :
Le résultat est ainsi bien aligné :
Utilisation
Dans la fenêtre de la déclaration TVA, du listing TVA, du relevé intracommunautaire :
Cochez la case « Imprimer la lettre d’accompagnement » ainsi, lors de l'impression, le document rédigé ici sera joint avec les variables remplacées par leur contenu.
Cochez la case « Envoyer la lettre d’accompagnement (email) » ainsi, lors de l'envoi par e-mail, c'est le texte de type « EMAIL » qui sera mis dans le corps du message avec le document TVA demandé en pièce jointe. Une fenêtre de ce genre s’ouvre alors :
31-12-18 - lettrestypes