|
ADIX permet d'importer les fiches de salaires provenant de partenaires compatibles : SODA (format de fichiers XML géré par CodaBox), Group S (format de fichiers CSV).
Grâce à SODA, vous recevez directement les documents comptables de différents secrétariats sociaux afin de les importer facilement dans ADIX. Ces documents sont automatiquement classés par client avec une copie au format PDF. Les secrétariats sociaux compatibles avec ce système ont signé un accord avec CodaBox, renseignez-vous si c'est le cas pour le vôtre.
Le format CSV du Group S est bien sûr limité à ce secrétariat social avec qui vous devez vous mettre en rapport pour recevoir les fichiers adéquats.
L'utilisation du format SODA ou du format Group S détermine le bouton à utiliser pour l'importation mais l'utilisation est similaire.
Avant toute chose, vous devez choisir le ou les journaux d'opérations diverses qui accueilleront les données des fiches de salaires. Sélectionnez un journal en cochant la case concernée :
En encodage des opérations diverses dans ce journal, ouvrez le tiroir « Ecritures » :
Cliquez le bouton « Import salaire SODA » ou « Import salaire Groupe S » suivant le cas pour afficher la fenêtre de départ pour la gestion des fiches de salaires :
Les options de cette fenêtre :
•Le bouton « Rapatriement des o.d. de salaire » ouvre la fenêtre de gestion des fichiers.
•Le bouton « Configuration et paramètres » ouvre la fenêtre de configuration.
•Le bouton « Association des comptes » ouvre la fenêtre de gestion des différents comptes de la comptabilité en liaison avec le secrétariat social.
Lors de la première utilisation, il est nécessaire vérifier les différents paramètres et associations de comptes.
« Configuration et paramètres »
Pour les fichiers SODA :
Dossier contenant les fiches de salaire à traiter : indiquez ici le chemin vers le dossier où se trouvent les fichiers SODA reçus et qui restent à traiter.
Options pour l'encodage de l'opération diverse :
•Texte à indiquer comme millésime dans le n° d'extrait : indiquez le texte à insérer devant le numéro d'extrait, par exemple l'année.
•Joindre le PDF de l'extrait en scan de l'encodage : cochez cette case si vous désirez lier le document PDF à l'écriture d'opération diverse.
Le bouton « Association des comptes » permet de gérer les associations des comptes généraux ou tiers de la comptabilité avec ceux du secrétariat social.
Pour les fichiers Group S :
Dossier contenant les fiches de salaire à traiter : indiquez ici le chemin vers le dossier où se trouvent les fichiers de fiches de salaire Group S reçus et qui restent à traiter.
Options pour l'encodage de l'opération diverse :
•Texte à indiquer comme millésime dans le n° d'extrait : indiquez le texte à insérer devant le numéro d'extrait, par exemple l'année.
•Centre de frais si pas précisé dans le fichier importé : indiquez le centre de frais à utiliser s'il est absent du fichier importé.
•Ref. fournisseur Group S : indiquez ici la référence de la fiche fournisseur du Group S.
Le bouton « Association des comptes » permet de gérer les associations des comptes généraux ou tiers de la comptabilité avec ceux du Group S. Ils adaptent leurs fichiers aux besoins du client mais il faut veiller à ce qu'ils restent compatibles avec ADIX.
« Association des comptes »
Cette fenêtre permet de gérer les associations de comptes généraux ou tiers selon le secrétariat social. Les boutons du haut permettent :
« Nouveau » : ajout d'un nouveau secrétariat social.
« Modifier » : modifie le nom qui sera automatiquement remplacé sur toutes les lignes concernées de la table.
« Supprimer » : supprime le nom et toutes les lignes concernées de la table.
Le tableau contient cinq colonnes : le numéro et la dénomination d'un compte du secrétariat social, le type de compte à lier dans ADIX ('C' pour Clients, 'F' pour Fournisseurs, 'G' pour comptes Généraux), le numéro et la dénomination du compte correspondant dans ADIX.
En bas, utilisez les boutons « Nouveau », « Modifier », « Supprimer » pour définir ces relations.
Le bouton « Importer les comptes d'un fichier de salaire » permet d’importer, à partir d’un fichier XML d’un secrétariat, tous les comptes trouvés qui ne sont pas encore dans la table. Il suffit ensuite de modifier l’association ligne par ligne.
Si un compte de la comptabilité ADIX n'est pas indiqué pour un compte du secrétariat social, ce dernier sera utilisé par défaut. Un compte mis en rouge signifie qu'il n'existe pas dans votre plan comptable ; s'il est utilisé il sera automatiquement ajouté lors de la première importation.
« Rapatriement des o.d. de salaire »
Lorsque la configuration et l'association des comptes sont faits, vous pouvez passer à l'étape de récupération des OD de salaires en cliquant sur ce bouton :
La fenêtre de récupération s'affiche vide :
Pour les fichiers SODA, vous devez d'abord spécifier l'année à prendre en compte. Cliquez ensuite sur le bouton « 1. Recherche soda ».
Pour les fichiers Group S, cliquez sur le bouton « 1. Recherche Group S ».
Le tableau affiche les fichiers en attente et il suffit de cocher ceux qui doivent être traités :
Menu « Utilitaires »
Les fonctions du menu « Utilitaires » qui permettent d'agir sur l'archivage des fichiers des secrétariats sociaux.
Archiver les fichiers sélectionnés : permet d'archiver un ou plusieurs fichiers que vous ne désirez pas traiter. Par exemple, parce qu'il a été encodé manuellement.
Afficher les fichiers archivés : permet de voir les fichiers archivés.
Désarchiver les fichiers sélectionnés : permet de récupérer un ou plusieurs fichiers archivés afin de pouvoir recommencer leur traitement.
Analyse des données
Lorsque vous avez sélectionné les fichiers à traiter, cliquez ce bouton :
ADIX analyse les données et remplit automatiquement le tableau des imputations de l'opération diverse. De retour dans cette fenêtre d'encodage, l'écriture peut être vérifiée et modifiée si nécessaire avant de l'enregistrer.
.__ Si le journal est paramétré pour utiliser les centres de frais, le département indiqué dans la fiche de salaire est assimilé à un centre de frais et importé dans le tableau. Si le centre de frais n'existe pas, il est ajouté automatiquement.
19-02-19 - soda