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Avant la première utilisation, il est nécessaire de procéder à la configuration.
La configuration et l'utilisation du Car-Pass se fait à partir de l’écran de départ de ADIX-Gestion commerciale :
Configuration
La configuration s'effectue en deux étapes importantes :
1. Prenez le menu « Configuration > Configuration dossier.ini » et cliquez sur l'onglet « Carpass ». Cochez la case « Utiliser CarPass », introduisez les paramètres de connexion et le mot de passe fournis par Car-Pass.
2. Prenez le menu « Comptabilité > Visualisation des journaux commerciaux » :
Il est nécessaire d'avoir au minimum un journal de type « Code journal = REP » car seuls les journaux de ce type traiterons les envois vers le Car-Pass. Si la liste des journaux ne contient pas de journal de ce type, créez-en un en cliquant « Nouveau » :
Dans l'onglet « Gestion du journal », cochez les cases « Gestion de stocks » et « Gestion des véhicules » :
Faites de même pour le journal de ventes de type « VEN » destiné à la facturation et pour tout autre journal dont vous auriez besoin ; par exemple un journal de note d'envoi. Mais retenez que seuls les journaux de type « REP » traiterons les envois vers le Car-Pass.
Utilisation
Dans l’écran de départ de ADIX-Gestion commerciale, cliquez sur le bouton « 64. Véhicules » pour afficher les fonctions disponibles :
Les options de ce sous-menu sont :
•Le bouton « Entrée véhicule » ouvre la fenêtre « Registre Garagiste » pour ajouter une nouvelle entrée de véhicule (bon de travail).
•Le bouton « Liste des véhicules » ouvre la fenêtre « Mise à jour d'un véhicule ».
•Le bouton « Registre des véhicules » ouvre la gestion des véhicules.
•Le bouton « Bons de travail en cours » ouvre la gestion des bons de travail.
•Le menu « Carpass » affiche les transactions Car-Pass en cours ou clôturés.
Entrée véhicule
Permet de réceptionner un véhicule et de créer un bon de travail :
Si le véhicule existe déjà, indiquez le numéro de plaque ou la référence du véhicule. Vous pouvez également cliquer le bouton 
pour afficher la fenêtre de sélection les véhicules existants :
S'il s'agit d'un nouveau véhicule, cliquez le bouton « Nouveau » (ou pressez la touche F9).
Commencez par remplir le champ « Référence véhicule » en indiquant les 10 derniers caractères du numéro de châssis qui, lui, doit être indiqué dans le champ « Châssis numéro » pour pouvoir valider la fiche.
Veillez à ce que la case « Soumis au Car-Pass » soit cochée si les données de ce véhicule doivent y être envoyées.
Si nécessaire, sélectionnez un client pour lui attribuer ce véhicule.
Dans l'onglet « Divers », complétez le champ « Kilométrage mouvement » avec la valeur actuelle. Ce champ sera mis à jour automatiquement en fonction des bons de travail futurs.
Dans l'onglet « Carpass » vous pouvez faire une demande d'historique auprès de Car-Pass en cliquant le bouton « Demande historique Carpass » :
Dans cette fenêtre, il faut indiquer le kilométrage à partir duquel vous voulez connaître l'historique avant de cliquez « Valider » pour effectuer la demande. Si la demande est rejetée, un message affiche le motif. Par exemple si le numéro de châssis n'est pas trouvé. Le tableau contient le détail des différentes transactions Car-Pass effectuées :
La colonne « DataTypeId » indique le type de transaction : 010 pour une demande d'historique, 080 pour la clôture d'un problème, 120 pour un entretien, 121 pour un changement de compteur...
L'historique est reçu au format PDF et est consultable depuis ce tableau en cliquant l'icône présent dans la première colonne.
Quand toutes les données concernant ce véhicule sont encodées, cliquez « Enregistrer ».
Ensuite, sélectionnez le véhicule dans la liste et cliquez le bouton « Sélection » pour revenir à la saisie du bon de travail.
Complétez la fiche et cochez la case correspondant au type d'intervention parmi celles-ci :
Vous devez lier un client à ce véhicule en le sélectionnant via le bouton du champ « Référence du client ».
Complétez les champs nécessaires et éventuellement « Observations ».
Cliquez le bouton « Valider » et choisissez entre :
« Créer le bon de travail » : pour enregistrer la fiche et afficher le registre des véhicules.
« Créer le bon de travail et l'ouvrir » : pour enregistrer la fiche et ouvrir directement un nouveau bon de travail pour le compléter (lire ci-dessous la section « Bons de travail en cours »).
Liste des véhicules
Ouvre la gestion des véhicules :
Utilisez le champ « Cherche » pour sélectionner un véhicule. A l'origine, la recherche se fait sur la référence (c'est-à-dire les 10 derniers caractères du numéro de châssis). Si nécessaire, le champ « Index » permet de définir la recherche sur la plaque, le client, le numéro de châssis.
La case « Véhicules non liés » permet de filtrer l'affichage sur les véhicules non liés à un client.
Le bouton « Historique du véhicule » affiche tous les documents le concernant.
Registre des véhicules
Ouvre la fenêtre « Registre Garagiste » reprenant les différentes entrées de véhicules :
« Nouveau » : permet de créer une nouvelle entrée de véhicule.
« Modifier » : permet de modifier l'entrée de véhicule sélectionnée.
« Bon de travail » : permet de créer un nouveau bon de travail pour l'entrée de véhicule sélectionnée.
« Tous, En cours, Clôturé » : permet de filtrer les entrées de véhicule selon leur statut.
Bons de travail en cours
Ouvre la fenêtre de gestion des bons de travail :
La première rubrique en haut à gauche permet de sélectionner un journal de type « REP » parmi ceux existants. Ensuite vous pouvez, si nécessaire, choisir l'exercice comptable.
« Tous, En cours, Archivé, A facturer » : permet de filtrer les bons de travail selon leur statut.
« Numéro », « Référence », « Nom » : permet d'effectuer une recherche sur base du numéro de document, de la référence du véhicule, du nom de client.
« Nouveau document » : permet de créer un nouveau bon de travail.
« Imprimer le document » : permet d'imprimer le bon de travail sélectionné.
« Ouvrir ce document » : permet d'ouvrir le bon de travail sélectionné. Vous pouvez aussi faire un double clic sur la ligne du tableau.
« Annule » : permet d'annuler le bon de travail sélectionné. Il s'affichera en rouge dans le tableau.
« Ré-active » : permet d'e réactiver le bon de travail sélectionné qui avait précédemment été annulé.
Un clic sur l'icône 
en première colonne de la table permet d'afficher le contenu du bon de travail sélectionné sans devoir l'ouvrir dans une autre fenêtre.
Saisie d'un bon de travail :
Ajoutez les articles qui seront utiles à l'atelier en cliquant dans la colonne « Référence » de la première ligne libre. Indiquez la référence de l'article ou pressez la touche F8. Un clic droit sur l'icône + en première colonne ouvre un menu contextuel permettant d'insérer ou supprimer une ligne.
N'oubliez pas de compléter l'onglet « Véhicule » nécessaire pour le Car-Pass et pour les informations à imprimer sur la facture :
« Kilométrage » : indiquez le kilométrage relevé à l'entrée du véhicule.
« Prochain kilométrage » : représente le kilométrage du prochain entretien calculé automatiquement selon le contenu du champ « Entretien tous les » de l'onglet « Divers » de la fiche du véhicule.
« Date Carpass » : date du relevé. Elle peut être au maximum 6 jours antérieurs à la date du jour sinon cela provoquera une erreur à l'envoi qu'on devra corriger par la suite.
« Bon de travail clôturé » : ne cochez cette case que si le bon de travail peut être clôturé et envoyé à Car-Pass. Seuls les bons clôturés sont envoyés immédiatement à leur enregistrement.
A l'enregistrement du bon de travail, ce message demande une confirmation du statut à appliquer au bon de travail :
Cliquez « En-cours » s'il doit pouvoir être modifié ou « Terminé » pour le clôturer et envoyer les données à Car-Pass.
Exemple d'un bon de travail :
Carpass
Ouvre la fenêtre des transactions Car-Pass indiquant leur statut d'envoi et les erreurs éventuelles :
Cette aide sera bientôt complétée... Merci de votre patience...
31-12-18 - vehicules