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Le dossier permanent présente une vue d'ensemble de tous vos dossiers clients et simplifie votre organisation. Il regroupe les données clients de toutes les applications (encodage de factures, déclaration TVA, bilans, documents sociaux…) et permet d’éviter toute redondance d’information et de faciliter les échanges entre tous les modules. Depuis cette fenêtre, vous pouvez lancer les différents modules pour un client tout en voyant d'un coup d'œil ce qui est fait ou reste à faire.
Le point d'entrée du dossier permanent est le premier bouton de la barre ADIX illustré par une image de bureau. Le premier écran est la table de sélection des clients fiscaux qui est affichée selon une série de critères et de droits. C'est à partir de cette liste que les différents modules peuvent être lancés. Les autres boutons de la barre ADIX peuvent toujours donner accès aux différents modules.
Les différents critères, droits et mode d'accès sont paramétrés dans la fiche des employés. En principe un employé ne verra que les dossiers qui lui ont été attribués et ne pourra lancer que les modules qui lui auront été activés par le manager. Les modules s'attribuent selon le dossier.
Introduction, comment procéder pour la mise en place du dossier permanent ?
Voici les principales étapes pour lesquelles vous trouverez les explications détaillées ci-après. Lisez l'ensemble de ce document pour bien comprendre les fonctionnalités et leur mise en oeuvre.
1.Entrer dans le dossier permanent avec un employé de type Manager (en créer un via le signalétique fiduciaire s'il n’y en a pas) ;
2.Mettre en sommeil tous les vieux dossiers à l'aide du menu « Outils > Mettre en sommeil tous les dossiers non accédés depuis une certaine date ». Cocher la case « Compresser les dossiers » pour gagner de la place et pour une meilleure lisibilité dans les sélections de dossier ;
3.Prendre le premier dossier restant dans la liste et cliquer sur « Employés » dans la boîte à outils située en bas à gauche. Cliquer sur « Ajouter », sélectionner un employé qui pourra traiter ce dossier. Cliquer ensuite sur « Fiche » puis sur « Modifier ». Mettre un mot de passe (ce n'est pas obligatoire mais conseillé). Définir les droits (autres que Manager en principe) et déterminer les accès aux modules. Indiquer la méthode de lancement pour cet employé (dossier permanent en principe pour une bonne gestion) ;
4.Cliquer sur « Donner les mêmes droits pour d’autres dossiers » et sélectionner ensuite tous les dossiers pour lesquels cet employé aura les mêmes droits ;
5.Répéter les étapes 3 et 4 pour tous les employés.
Fiche Employé
Il y a maintenant deux distinctions dans les employés, manager ou normal. Un employé Manager aura tous les droits, un normal aura les droits donnés par son manager.
Explications de l'onglet « Droits » de la fiche employé (visibles à tous mais modifiable uniquement par un manager)
•Le premier choix de case à cocher est important du point de vue Manager, si cette case est cochée, d'office tous les droits seront attribués à cet employé.
•La méthode de lancement du logiciel ADIX détermine si l'employé a le droit de lancer les différents modules de la barre ADIX comme auparavant (méthode classique) ou si seul le nouveau bouton « Dossier permanent » lui permettra d'entrer dans les modules.
•La case à cocher « Peut voir les dossiers des autres employés » permettra à l'employé en cours de voir les dossiers des autres employés sans pour cela pouvoir y accéder nécessairement.
•Les cases à cocher « Droits pour le dossier » permettent d'activer ou non les différents modules pour cet employé dans ce dossier. Les modules inactifs seront grisés dans la fenêtre du dossier permanent.
Afin d'avoir une gestion correcte des droits le fonctionnement de l'onglet « Mot de passe » est quelque peu modifié.
Un employé peut modifier son propre mot de passe à condition de s'identifier avec l'ancien au moment de cette modification. Un manager peut changer le mot de passe d'un employé à condition de s'identifier avec son mot de passe manager. Un manager peut également voir le mot de passe d'un employé après s'être identifié avec son mot de passe manager.
Le bouton « Enregistrer les droits dans d'autres dossiers » montre une table avec les différents dossiers (non en sommeil) où l'on peut cocher les autres dossiers où cet employé aura les mêmes droits. Les dossiers pour lesquels l’employé avait déjà des droits sont cochés par défaut.
Fiche Clients fiscaux
Ces fiches ont été quelque peu modifiées pour cette nouvelle gestion, il est maintenant possible de dire que pour un client fiscal IPP on tient la comptabilité de monsieur, de madame, les annexes et pour un client fiscal société on peut préciser si on tient la comptabilité, le BNB, les annexes, les fiches 281, les fiches 274. A titre informatif on peut aussi cocher si nécessaire les cases « Comptabilité tenue par la fiduciaire » et « Client gescom avec transfert de documents ».
Si la case « Déconnecté (dossier actuellement chez le client) » est cochée, la ligne dans la table du dossier permanent est sur fond gris et une question de confirmation est posée pour entrer dans un module lié à ce client. Ainsi un dossier sorti en clientèle ne sera plus mouvementé jusqu’à son retour.
Il est également possible de mettre un client fiscal « en sommeil ». Ceci permettra de ne plus avoir ce client présent dans les choix de dossiers. En lançant via les modules via les boutons de la barre (méthode classique) les clients en sommeil n'apparaitront plus dans les tables de sélection. Si on met un client en sommeil une question est posée afin de compresser les données de son dossier pour gagner de la place sur le disque ; tous les fichiers sont supprimés, sauf le fichier compressé bien sûr. Lors de la réactivation d'un client en sommeil, si le dossier des données est vide (donc a été compressé lors de la mise en sommeil) une décompression des données est effectuée. Le prochain lancement d'un module dans ce dossier lancera une réindexation car les index ne sont pas repris dans la compression.
En lançant via le bouton « Dossier permanent » les clients en sommeil n'apparaitront plus mais si on a donné les droits à l'employé de « Peut voir les dossiers des autres employés » le menu « Outils > Voir les clients des autres employés » sera active.
Fenêtre Dossier permanent
La partie supérieure de la fenêtre montre les clients fiscaux actifs avec possibilité de recherche d'un client et possibilité de trier la table affichée selon la date de dernier accès (simple consultation) ou de dernière modification effectuée dans le dossier. Ceci permettra déjà de faire un premier tri dans les clients fiscaux et de mettre en sommeil les clients plus utilisés depuis une longue période. Il sera toujours possible de réactiver un client en sommeil par la suite.
De multiples possibilités de filtrage des clients sont disponibles. Pour y accéder, cliquez sur la flèche :
Cela affiche le détail des options qu'il suffit de cocher :
Cochez de manière à avoir un V pour indiquer que la condition doit être remplie. Laissez la case vide pour indiquer que la condition ne doit pas être remplie. Si vous désirez ignorer une condition, c'est-à-dire qu'elle peut être ou non remplie, cliquez plusieurs fois de manière à colorier entièrement la case.
Mise en place du filtre : cliquez ce bouton pour activer le filtrage et afficher les clients qui correspondent. Si la table s'affiche vide, c'est que vous avez été trop stricte, modifiez les options cochées.
Annuler le filtre : cliquez ce bouton pour désactiver le filtrage et donc afficher tous les clients.
La fenêtre pop-up montrant les options de filtrage se referme automatiquement en cliquant un des deux boutons. Pour la refermer sans modifier l'état d'activation des filtres, il suffit de cliquer à nouveau sur la flèche :
Le bandeau de sélection est bleu pâle sur la référence principale et rose pâle sur la référence conjoint. Un double clic sur ce bandeau ouvre la fiche signalétique du client permettant ainsi sa modification (pour les employés ayant les droits Manager ou Signalétique) ou sa consultation (pour les autres types d'employés). Un clic droit sur ce bandeau ouvre un menu contextuel permettant d’aller plus vite sur certaines options. Lorsqu’on travaille en local, un indicateur « Mode déconnecté » est affiché. Si on passe la souris sur ce libellé, une infobulle affiche la date et l'heure de la dernière copie du dossier.
La partie inférieure donne directement beaucoup de renseignements concernant le client sélectionné dans la table. Renseignements tels que déclaration TVA, listing TVA, intracommunautaire, fiches 281.10, fiches 281.20, fiches 281.45, fiches 281.50, fiches précompte professionnel, bilans et documents administratifs divers (tel un scan des statuts de la société par exemple). Tout en bas s'affiche la dernière date de modification des documents à rentrer au niveau TVA, bilan... En rouge sont affichées les dates « dépassées » donc où la déclaration de la période n'a pas encore été envoyée par exemple. En vert s'affiche ces dates si le document concerné a bien été envoyé. Les lignes sont colorées selon qu'il s'agisse de la référence principale ou conjoint dans la première table. Auprès de chaque date se trouvent deux petites cases à cocher : la première en vert filtre sur les envois faits pour la période concernée, la seconde en rouge filtre sur les envois à faire pour la période concernée. La case « Uniquement envois électroniques », cochée par défaut, permet de n'afficher que les documents Intervat dans les tables du bas ; si on la décoche tous les autres documents seront montrés.
Le choix d'un onglet en bas de la fenêtre provoque le déplacement des colonnes concernées pour les placer dans les premières informations et les rendre plus visibles. Par exemple, en activant l'onglet « Bilans », les colonnes relatives aux bilans se rapprochent dans le tableau.
A gauche se trouve une boîte à outils composée de six tiroirs : Client, Administratif/D.P., Voir le document, Employés, Lancer module, Dépôts.
•Client : accès aux signalétiques, à la fiche fiscale, localisation, itinéraire, site SPF et BNB (le mot « Note » apparaît si une note est associée à ce client afin de la consulter avant de rentrer dans le dossier de ce client.
Signalétiques : les possibilités diffèrent selon le type d'employé définit dans l'onglet « Droits » de sa fiche. L'employé Manager a le choix entre les options suivantes : « Modifier » ouvre la fiche correspondant au bandeau de sélection permettant ainsi sa modification. « Nouvelle société » et « Nouvelle personne physique » permettent la création d'une nouvelle fiche.« Menu signalétique » : ouvre le menu des signalétiques tel que le fait le bouton adéquat de la barre Adix. L'employé ayant le droit "Signalétique" activé a les mêmes options que le Manager sauf que le bouton « Menu signalétique » est absent. Pour les autres types d'employé, le bouton « Signalétiques » ouvre directement la fiche correspondant au bandeau de sélection ; seule la consultation est autorisée.
•Administratif : permet de gérer le scanning de documents tels statut de société..., d'envoyer un e-mail, d'afficher l'historique des e-mails. Les boutons pour les e-mails sont expliqués ci-dessous.
•Voir le document : permet de voir le détail du document sélectionné dans la table située à droite (déclaration TVA, listing TVA, listing intracommunautaire, fiches 281...), permet aussi de voir les accusés de réception enregistrés lors des envois...
•Employés : uniquement accessible au manager, permet d'ajouter dans une liste les employés qui pourront voir ce dossier, donc plusieurs employés peuvent être attribués à un dossier. Possibilité de « supprimer » un employé de ce dossier (ne supprime pas l'employé mais le retire des employés liés à ce dossier). Fiche permet de modifier la fiche d'un employé afin de lui octroyer des droits propres au dossier concerné.
•Lancer module : permet de lancer le module voulu dans le dossier concerné. S'il y a une référence conjoint dans la première table, vous devrez spécifier s'il faut le lancer pour la première référence ou pour celle du conjoint. Si l'employé n'a pas les droits requis pour un module, le bouton concernant ce module est grisé ; de même si vous n’avez pas coché dans la fiche du client fiscal que vous traitez ce module pour lui. Il y a aussi le bouton « Echange client/fidu. » dont l'explication se trouve plus loin.
•Dépôts : permet d'accéder rapidement aux fonctions de dépôts pour les comptes annuels, Biztax, Intervat, Belcotax, précomptes.
En mode non manager
Dans cette fenêtre apparaîtront les dossiers autorisés pour l'employé en cours. Seuls les modules autorisés pour cet employé dans ce dossier seront actifs.
Menu « Gestion »
•Etiquettes : ouvre le module d’étiquettes personnalisées.
•Etiquettes conjoint : ouvre le module d’étiquettes personnalisées pour le conjoint de la fiche en cours.
•Exporter : exportation des données.
Menu « Outils »
•Mettre à jour les dates d’accusé de réception : remet à jour les différentes tables du bas de l’écran en fonction des accusés téléchargés à partir du site du ministère (attention les accusés de réception doivent se trouver au bon endroit).
•Mettre à jour les dates d’envoi des documents : remet à jour les tables du bas de l’écran en fonction des dates d’envois trouvées dans les fichiers XML générés par ADIX.
•Mettre en sommeil tous les dossiers non accédés depuis une certaine date : mise en sommeil de tous les anciens clients en une seule opération. Par défaut, le champ « Date » indique le 1er janvier de l’année en cours moins trois. Vous pouvez modifier cette date pour filtrer les dossiers concernés et faciliter leur sélection en les cochant. Il est conseillé de cocher la case « Compresser les dossiers » pour gagner de la place. Cliquez « Mettre en sommeil » pour effectuer l'opération. Celle-ci peut être interrompue en cliquant le bouton « Interrompre le traitement » qui affiche une question de confirmation.
•Montrer les clients en sommeil
•Montrer les clients actifs
•Montrer les autres clients : si l’employé en a le droit, il peut ici voir les clients des autres employés. S'il n’en a pas le droit, un message lui refusera la liste.
•Montrer mes clients : ne montre que les clients de l’employé en cours dans le cas où il aurait demandé tous les clients auparavant.
Bouton « Envoyer un mail » du tiroir « Administratif/D.P. » de la boîte à outils
Ce bouton permet d’envoyer un e-mail au client. Il est disponible pour autant que l'adresse e-mail du client soit indiquée dans sa fiche fiscale.
Le bouton « Bibliothèque » donne accès à une liste de messages prédéfinis.
Il est possible de cocher les options « Accusé de réception » et « Confirmation de lecture » ainsi que de choisir le niveau de priorité.
Le bouton « Joindre un fichier » permet de sélectionner une ou plusieurs pièces jointes. Le champ à droite affiche les pièces jointes qui seront envoyées. Le bouton rouge « - » permet de supprimer la pièce jointe sélectionnée.
Dans le cas d'une pièce jointe au format PDF, il est possible de découper une page précise pour l’envoyer par e-mail. Par exemple, pour un accusé de réception Intervat multi, on peut extraire du PDF la page concernant un client pour lui envoyer par e-mail.
Bouton « Historique mail » du tiroir « Administratif/D.P. » de la boîte à outils
Ce bouton permet d'afficher la fenêtre d'historique des e-mails envoyés via ADIX.
Différentes possibilités de filtrage sont disponibles pour affiner l'affichage des e-mails. La liste peut être imprimée selon la sélection et la case à cocher « Détail pour l'historique » permet d'imprimer le détail des e-mails.
Bouton « Echange client/fidu. » du tiroir « Lancer module » de la boîte à outils
Dans la partie « Dossier traité » en haut de la fenêtre, le cadre vide donne une indication telles que « Déchargé en clientèle par xxx le xx/xx/xxxx hh:mm » ou « Dernière récupération de ce dossier par xxx le xx/xx/xxxx hh:mm ».
Le bouton « Historique » affiche une table avec l’historique des transferts pour le dossier sélectionné. Une case à cocher permet de voir l’historique complet.
Dans la partie « Type de transfert », les deux premières options sont une copie récursive du dossier complet (c'est-à-dire une copie complète avec la comptabilité, le bilan, les annexes...). Les deux dernières options passent par les fenêtres habituelles de backup-restauration.
La case « Bloquer le dossier parti en clientèle » permet de bloquer le dossier.
Les champs « Source » et « Cible » sont accessibles seulement pour une copie complète du dossier sur un ordinateur portable.
Le bouton « Echange client/fiduciaire » lance la procédure après une ultime question de confirmation.
Remarque concernant la copie complète : au lancement de ADIX il est désormais possible de choisir un serveur. Pour chaque ordinateur portable utilisé (avec la même licence d’utilisation que la fiduciaire), il faut créer un serveur supplémentaire. Cette liste de serveur apparaitra dans les champs « Source » et « Cible » de cette fenêtre. Au niveau du serveur on peut indiquer s’il est « principal » (celui de la fiduciaire où se trouvent toutes les données). Donc quand on décharge, le serveur de la fiduciaire (principal) sera indiqué dans le champ « Source » et le champ « Cible » contiendra les autres serveurs (non principal) et inversement dans la récupération du dossier. Eventuellement, il peut y avoir plusieurs principaux si plusieurs disques différents sont utilisés par la fiduciaire.
Pour pouvoir utiliser ce choix, il est nécessaire d'avoir au moins deux types de connexion. La première fois, il faut donc créer une seconde connexion sur un serveur complémentaire. Pour cela, prenez le menu « ? > Paramètres de configuration (Adix.INI) » pour afficher cette fenêtre :
Cliquez le bouton « Liste des serveurs » pour afficher ceux déjà existants :
Cliquez « Nouveau » pour ajouter un serveur en complétant cette fiche :
Après validation et au retour dans la fenêtre de paramétrage de la connexion, n'oubliez pas de cliquer « Sauvez Paramètres ».
Bouton « [F2] En attente » du tiroir « Lancer module » de la boîte à outils
Cette fonction affiche les documents en attente de traitement. C'est le point de départ pour la récupération de factures scannées accompagnées d’un fichier XML synchronisées par ADIBOX et pour le rapatriement des extraits de comptes CODA. Un clic sur la flèche du bouton ouvre l'aide ADIBOX. Pour plus d'informations lisez « Récupération de factures scannées via ADIBOX » et « Rapatriement des extraits de comptes (CODA) ».
05-12-17 - dossierpermanent