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Lors du clic sur la petite flèche située sur le bouton « Rappels », vous avez la possibilité d’entrer dans la gestion classique des rappels ou bien dans une nouvelle gestion améliorée :
Mode classique
ADIX permet de calculer automatiquement les rappels à envoyer aux clients en retard de paiement, sur base des dates d’échéance des factures.
Dès la sélection du menu, l’écran se présente comme suit :
La partie supérieure de la fenêtre permet de sélectionner un ou plusieurs clients ainsi qu'une ou plusieurs catégories.
L'option « Mode » détermine sous quel format les textes seront traités :
•Traitement de texte : il est possible de créer son propre rappel, de modifier tous les textes, d’inclure des champs variables, de changer les polices, tailles, couleurs..., d’insérer des images, un QR Code de paiement...
•Etat : un fichier WDE de base est fourni et vous pouvez y modifier certains éléments comme le texte du haut ou du bas de rappel mais les modifications possibles sont restreintes.
L’envoi permet de définir si on veut imprimer ou envoyer par courriel les rappels.
Deux modes sont proposés :
•Epreuve : ce mode ne modifie pas le niveau de rappel en cours ;
•Définitif : ce mode ajoute 1 au numéro de rappel après son envoi.
Vous pouvez filtrer la table sur un numéro de rappel.
Vous pouvez aussi augmenter ou diminuer un numéro de rappel.
L’onglet « Détails » permet de voir le détail des documents repris dans le rappel pour un ou l’ensemble des clients ou encore pour ceux sélectionnés.
1) Comment générer les rappels ?
oCliquez sur le bouton « Calculer les rappels [F8] ».
oLa liste de tous les clients auxquels il faut envoyer un rappel de paiement apparaît à l’écran.
oTous les clients en retard de paiement sont ainsi générés pour leur envoyer un rappel. Si vous décidez de ne pas envoyer de rappel de paiement pour certains, décochez-les dans la colonne « OK ».
oLe champ « Date de gestion » en haut de la fenêtre permet d'indiquer la date sur base de laquelle les rappels sont calculés.
oCliquez ensuite sur « Génération des PDF [F9] » ou « Impression des rappels [F9] » selon le type d’envoi sélectionné.
oEn mode d'envoi « @PDF par mail », l’onglet en cours devient « Par email ».
Choisir l’expéditeur par défaut et cliquer sur « Envoyer » (pour plus d'informations lisez Paramètres de connexion (mail)).
Le menu suivant est affiché :
Vous pouvez choisir de :
•Visualiser chacun des rappels entre chaque envoi (cela prendra plus de temps et nécessitera une confirmation pour chaque rappel) ;
•Tout envoyer en une seule fois sans autre intervention de votre part ;
•Faire un test avec le premier rappel listé dans la table. Vous pourrez alors introduire votre propre adresse courriel pour voir à quoi ressemblera votre envoi si c’est la première fois que vous utilisez cette fonction.
2) Comment introduire un texte de rappel ?
•Cliquez sur l’onglet « Texte rappel » :
Selon le mode sélectionné :
oEtat :
Vous pouvez indiquer ici certains éléments que vous désirez voir apparaître sur le rappel ou modifier les textes haut et bas du rappel en cliquant sur « Texte des rappels ».
a) Comment générer un modèle par défaut ?
•Cliquez sur « Gestion » ;
•Cliquez sur « Génère par défaut » ;
•Cliquez sur « Fermer » ;
•Cliquez ensuite sur :
•Le texte de rappel sera généré automatiquement.
b) Comment créer un nouveau texte de rappel ?
•Cliquez sur « Nouveau » ;
•Indiquez la langue du rappel (cliquez sur l’icône à côté du champ de saisie) ;
•Indiquez le numéro du rappel : 1 pour le 1er rappel, 2 pour le 2e rappel... ;
•Indiquez le taux d’intérêt à prendre en considération lors de l’édition des rappels de paiement ;
•Vous pouvez aussi noter le montant minimum d’intérêt à réclamer ;
•Titre : indiquez le titre (Monsieur, Madame, Messieurs, Mesdames...) ;
•Rappel texte haut : il s’agit du texte d’introduction de votre rappel (avant le décompte) ;
•Rappel texte bas : il s’agit du texte de fin de rappel (après le décompte) ;
•Vous pouvez ensuite cliquez sur « Enregistrer ».
oTraitement de texte :
Dans l'onglet « Texte rappel », vous pouvez introduire certains paramètres et modifier tous les éléments du rappel.
Dans la table, il faut créer un rappel par numéro de rappel et par langue, vous pouvez aussi indiquer des frais.
Les boutons à droite permettent de créer un format de rappel en se basant sur le modèle d’état par défaut (bouton « Importer le texte de l'état ») ou de modifier le format (bouton « Modification du layout ») dans une fenêtre de traitement de texte.
Les deux colonnes « QR » permettent d’indiquer la position X/Y en mm d’un QR Code de paiement. Attention, ce QR Code ne sera mis sur le document qui si vous avez indiqué le numéro de compte bancaire dans l’onglet « Paramètres ». Ce QR Code facilitera la tâche du client qui recevra le rappel. Il pourra simplement le scanner dans son application bancaire pour effectuer rapidement le paiement.
3) Les autres paramètres
Dans l'onglet « Paramètres », indiquez les autres éléments utiles pour votre gestion des rappels selon vos besoins.
C’est ici que vous devez indiquer le compte bancaire et le nom du bénéficiaire si vous voulez utiliser le QR Code de paiement.
4) Envoi par courriel
Dans l'onglet « Email », sélectionnez l’expéditeur préalablement configuré via le paramétrage des courriels (pour plus d'informations lisez Paramètres de connexion (mail)).
Le bouton « Texte corps du mail » permet de modifier le texte du courriel qui sera envoyé au client.
Ce courriel sera accompagné du PDF du rappel en pièce jointe.
Pour la première configuration du texte du courriel, cliquez sur le bouton « Ajouter » et complétez les fenêtres suivantes. N'oubliez pas d'indiquer le niveau (numéro de rappel) et le code langue.
Ensuite, introduisez un texte avec éventuellement des variables pour personnaliser le contenu pour chaque client.
Les rappels ne veulent pas s’imprimer ou s’envoyer ?
Dans ce cas un bouton 
apparaît. Cliquez sur ce bouton afin de connaître la raison.
•Vous n’avez pas créé de texte de rappel pour la langue indiquée dans la fiche client.
•Vous n’avez pas indiqué de langue dans la fiche du client. Vous pouvez le faire avec le bouton « Fiche client » quand vous êtes sur le premier onglet. Dans la fiche client, prenez l’onglet « Divers ».
•Vous n’avez pas sélectionné un expéditeur correctement paramétré.
•Vous envoyez par courriel mais n’avez pas indiqué d’adresse courriel valable dans la fiche du client. Dans la fiche client, prenez l’onglet « Adresses mails ».
Les éléments qui n’ont pu être traités sont en rouge dans la table des rappels. Plus précisément, la colonne qui ne contient pas la bonne information est en rouge clair.
Listes
Il vous est possible d’imprimer des listes de contrôle reprenant diverses informations.
Sauvegarde
Il vous est possible de sauvegarder la sélection des rappels de paiement.
•Cliquez sur « Sauvegarde ».
•Cliquez ensuite sur « Sauvegarde d’une sélection ».
•Donnez un nom sous lequel vous voulez que la sélection soit enregistrée.
•Cliquer ensuite sur « OK ».
Restauration
Pour la restauration de la sélection de vos rappels de paiement, il vous suffit de :
•Cliquez sur « Sauvegarde »
•Cliquez ensuite sur « Restauration d’une sélection »
•Ouvrez le fichier sur lequel les rappels de paiement ont été enregistrés.
Historique
Vous pouvez consulter un historique de vos différents envois de rappels.
Mode amélioré
Le mode amélioré est en fait l’ouverture de plusieurs fenêtres simultanément :
La gestion des rappels, la consultation des extraits, une mini balance âgée, une fiche signalétique restreinte.
Si vous avez plusieurs écrans, il vous sera demandé si vous voulez disposer de cette gestion sur un seul ou sur deux écrans.
La fenêtre de gestion des rappels fonctionne exactement comme la gestion classique expliquée ci-dessus.
Lors de la sélection d’une ligne dans la table des rappels, la fenêtre de consultation des extraits est recalculée pour le client concerné.
Une balance âgée de ce client est affichée dans une autre fenêtre afin de voir par période le total des montants en retard. Dans cette fenêtre, la sélection d’une ligne colorie dans la fenêtre des extraits tous les documents concernés par cette tranche de retard.
La dernière fenêtre donne les principaux renseignements signalétiques de la fiche client afin de pouvoir contacter le client : les numéros de téléphone, GSM, adresses courriels...
Dans la fenêtre de consultation des extraits, si on clique sur le bouton « Apurement » et que des modifications d’apurement sont effectuées, à la sortie des apurements, les fenêtres d’extrait et de rappel sont automatiquement remises à jour.
02-12-24 - prtrap