ADIX Aide - Dossier permanent, administration

Dossier permanent

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Pour la loi antiblanchiment (LAB), il s’agit d’un formulaires pré-complété interne à compléter par le comptable gestionnaire du dossier.

Bénéficiaires, lettres de mission, procurations, mandats, cartes d'identité eID et leur validité

La section administration du dossier permanent permet de gérer les différents courriers et formulaires à faire signer par les clients (personnes physiques ou morales) : formulaires pré-complétés pour les bénéficiaires, lettres de mission (LDM), procurations. Les données des cartes eID sont collectées avec lecture automatique des données et gestion des dates d'expiration. Les mandats sont récupérés à partir du site des mandats de l’administration.

Egalement la gestion des gérants, actionnaires, bénéficiaires... Le filtrage des données permet un suivi efficace de l'état d'avancement des demandes pour chaque client. Tous les documents sont classés et archivés pour une consultation aisée.

Voici les différentes étapes de cette gestion qui seront détaillées ci-après :

1.Modifiez les modèles de base via « Signalétiques > Lettres types » ou via le bouton « Lettres types modèles ». Il faut distinguer les modèles IPP et ISOC et vérifier que les variables adéquates soient présentes dans les documents. Les modèles ainsi préparés seront utilisés pour tous les clients et pourront être personnalisés pour chacun si nécessaire ;

2.Pour chaque type de document traité, créez le document à partir du modèle. Si le modèle a été préparé correctement, il n’y aura sans doute rien à modifier. Par contre, s'il y a quelque chose de particulier à indiquer pour un client, c'est à cette étape qu'il faut le faire ;

3.Pour les documents de la loi antiblanchiment, complétez les coches à droite dans la fenêtre ainsi que les compléments qui peuvent être enregistrés pour être utilisés dans d’autres dossiers. Notez que les compléments sont différents selon les quatre types de personnes ;

4.Pour les personnes physiques, complétez au maximum les fiches des clients fiscaux. Pour les personnes morales, remplissez le mieux possible la table des gérants, administrateurs, bénéficiaires ;

5.Visualisez le résultat où les variables sont automatiquement remplacées par leurs valeurs ;

7.Imprimez le document, envoyez-le par e-mail si nécessaire ou préparez le document PDF pour un envoi de mail groupé ;

8.Lors du retour du document complété par le client, scannez-le, liez-le ou importez-le d'ADIBOX pour l'archiver et le clôturer ou signez-le à l’aide d’un lecteur de carte d’identité avec votre carte ainsi que celle de votre client.

Bouton « Anti-blanchiment/Procuration/Mandats/Mission/Bénéficiaires » de la boîte à outils

A partir de la barre ADIX, cliquez sur le bouton « Dossier permanent » et ensuite sur le bouton « Anti-blanchiment/Procuration/Mandats/Mission/Bénéficiaires ».

Ce bouton ouvre la fenêtre d'administration contenant tous les clients fiscaux. Les renseignements affichés sont différents selon qu’il s’agisse d’une société (ISOC) ou d’une personne physique (IPP), s'il y a lieu le conjoint est aussi pris en compte.

Pour une société : renseignements sur l’état d’avancement des différents types de documents à gérer, table contenant le signalétique des administrateurs et bénéficiaires, date de validité de la carte d'identité eID des administrateurs et bénéficiaires.

Pour une personne physique : renseignements sur l’état d’avancement des différents types de documents à gérer pour le principal et éventuellement pour le conjoint, date de validité de la carte d'identité eID de chacun des partenaires.

oLe champ « Index » permet de choisir le classement des clients présents dans le tableau. Un nouvel index est apparu en première ligne, il permet de filtrer sur le nom ou le nom du conjoint contenant le texte indiqué dans la zone de recherche.

oLe champ « Cherche » permet de filtrer le contenu du tableau selon l'index sélectionné. Si la recherche est trop lente sur votre système, cochez la case juste à côté de ce champ, ceci permet de taper ce que vous voulez sans que la recherche ne soit lancée, vous devrez alors cliquer sur la loupe pour lancer cette recherche.

oLe bouton « Fiche client fiscal » ouvre la fiche permettant de compléter les nouveaux champs nécessaires pour cette gestion (cfr le paragraphe ci-après concernant les compléments).

oLe bouton « Connexion S.P.F » pour consulter les renseignements du client au niveau du SPF.

oLe bouton « Lettres types modèles » pour modifier le contenu des lettres types.

oLe bouton « Récupérer les mandats » pour récupérer le détail des mandats que vous gérez.

oLes boutons « Antiblanchiment », « Lettre mission », « Procuration », « Bénéficiaires », « Mandats », « Courrier EID » ouvre la gestion de ces documents.

oL’adresse mail indiquée sera celle où le courrier partira si on envoi par mail, cette adresse est modifiable et sera sauvée dans la fiche signalétique correspondante.

oLa date la plus ancienne de validité de la carte d'identité eID qui est affichée en rouge si elle est antérieure à la date du jour, en orange si elle expire dans les 30 jours.

Des options selon cases à cocher

permettent de montrer ou masquer des ensembles de colonnes en fonction du traitement effectué.

oLe bouton « Gestion des fiches » pour modifier le tableau des gérants, administrateurs, bénéficiaires.

oLe bouton « Scanner copie eID » permet soit de scanner la carte d'identité, soit de joindre un fichier PDF existant pour l'administrateur/bénéficiaire sélectionné dans le tableau.

oLe bouton « Voir copie eID » pour afficher la carte eID préalablement scannée ou le fichier lié pour l'administrateur/bénéficiaire sélectionné dans le tableau.

oLe bouton « Mettre à jour avec EID » pour ouvrir la fenêtre de lecture de la carte d’identité et en récupérer les informations.

oRouge = action faite à cette date mais qui n’est pas le dernier document modifié, ou date de validation inférieure à la date de nouvel envoi-création du document.

Pour les envois par e-mail, l'adresse principale est indiquée dans le cadre avec les boutons permettant la gestion des différents documents.

Particularité pour le courrier eID, soit il est envoyé à cette adresse e-mail principale, soit à l'adresse indiquée dans la table des administrateurs.

Pour plus de clarté, il y a 3 cases à cocher en haut de l’écran pour choisir le(s) groupe(s) de colonnes à afficher.

Sélectionnez une ligne de la table des clients fiscaux pour afficher en-dessous un aperçu de l’état des documents. Les dates d’envoi et de réception du dernier de chaque catégorie sont affichées.

La date de création ou d’envoi est la date où un nouveau document a été créé. Lors de l’envoi ou de l’impression d’un document, une question est posée pour valider la création, c’est à ce moment que la date de création est mise à jour. La date de validation est mise à jour lorsque vous scannez le document reçu de la part du client ou lorsque vous signez le document (avec ou sans le client selon le type du document). Ici aussi une question de confirmation est posée.

Lorsqu’un document est validé, la case à côté du type de document est cochée pour dire que ce document est OK. Vous pouvez forcer cette coche, si vous le désirez, au cas où ce serait OK pour votre client sans avoir traité le courrier avec ce module.

Cliquez sur un des boutons « Antiblanchiment », « Lettre mission », « Procuration », « Bénéficiaires », « Mandats », « Courrier EID » pour accéder à la gestion de ce type de document. Si vous gérez le conjoint d'une personne physique, un deuxième groupe d'aperçus s'affiche pour ses documents personnels.

Comme pour le dossier permanent, il est possible de filtrer les éléments de la table selon le type de document traité ou à traiter.

Si vous avez préparé des pdf pour un envoi groupé les cases correspondantes seront cochées et le bouton «Email groupé » sera actif.

... avec toutes les pièces jointes préparées préalablement. Dans cette fenêtre, il vous est encore possible de supprimer une pièce jointe jugée non nécessaire ou de modifier tout ce que vous voulez pour cet envoi.

Le texte de base du corps de mail et le sujet peuvent être adaptés via le menu signalétique, bouton « Lettre type » en prenant comme type de courrier « DPENTETE » et « EMAIL » comme type d’envoi.

oLes clients dont le courrier a été validé avant une certaine date (il est conseillé de revalider les documents une fois par an).

oLes clients pour lesquels il y a eu modification de mandat lors de la récupération de la liste à partir du site des mandats.

En ISOC, la table en bas à droite montre les gérants, administrateurs, bénéficiaires. Elle permet de gérer leur fiche et la déclaration des bénéficiaires. Pour chacune, la colonne « Validité eID » est en rouge si la date de validité de la carte d'identité eID est dépassée ou manquante et en vert si elle est valide.

Utilisez les boutons pour ajouter, modifier ou supprimer une fiche. Le bouton « Imprimer » permet de générer une liste personnalisée avec les rubriques qui vous intéressent dans le but de l'imprimer ou de l'exporter.

Le champ « Lié à la personne morale », situé en haut à droite, permet de définir une liaison entre les deux fiches. Cliquez le bouton

pour ouvrir la fenêtre de sélection des personnes morales.

Pour qu'une fiche soit reprise dans la table des gestionnaires, le champ « Fonction » contenant le code 10 (président du conseil d’administration), 11 (vice-président du conseil d’administration), 13 (administrateur), 14 (administrateur délégué), 20 (administrateur gérant), 30 (gérant) ou 40 (associé) sont prises en compte. Mais aussi le pourcentage de parts (champ « % parts ») doit être supérieur à 25%. Les personnes physiques peuvent être liées à une personne morale, dans ce cas c'est le pourcentage de la personne morale qui détermine si la personne physique est bénéficiaire ou pas.

Pour une personne physique, le bouton « Carte eid » est disponible pour collecter les données de la carte d'identité :

Le bouton « Lire carte » permet de récupérer les données de la carte insérée dans le lecteur de carte eID.

Le bouton « Lire un fichier de type eid (xml) » permet de reprendre les données d'un fichier reçu par e-mail (extension .eid). En effet, le logiciel eID Viewer, qui accompagne le lecteur, permet de créer un fichier contenant les données de la carte (fonction « Enregistrer sous » du menu « Dossier » de eID Viewer).

Le bouton « Récupérer les données dans la fiche » permet de transférer les données de la carte eID dans la fiche de la personne physique.

Le bouton « Imprimer » imprime les données de la carte dans le format utilisé par le logiciel eID.

Si nécessaire, cochez la case « Bénéficiaire » pour que la fiche soit reconnue comme telle. Cela affiche le champ « Motif dispense d'identification » à compléter pour impression sur les lettres de mission et procurations.

Cochez la case « Signataire » pour désigner la personne qui recevra les documents. En effet, les documents seront envoyés au siège social à l'attention de la personne désignée.

Il est nécessaire de compléter correctement ces fiches afin d'assurer une gestion efficace pour la loi antiblanchiment. Il faut créer une fiche pour toutes les personnes physiques et morales concernées. Par exemple, si une société est gérée par une personne morale, il faut aussi créer une fiche pour les personnes physiques qui lui sont liées et l'indiquer dans le champ « Lié à la personne morale ».

Il y a trois types de traitement : un pour la loi anti-blanchiment avec des choix à droite permettant de créer le formulaire adéquat, un pour les lettres de mission et de procuration, et un pour les cartes d'identité eID.

Dans la fenêtre principale, cliquez le bouton « Loi antiblanchiment » pour afficher cette fenêtre :

La table affiche les documents existants et donc elle est vide la première fois que cette fenêtre est affichée.

En premier lieu, il faut sélectionner le type de personne pour déterminer le document à utiliser. Si la sélection ne réagit pas à un clic, vérifiez en haut à droite que l'icône du cadenas soit ouvert. Cliquez dessus si ce n'est pas le cas pour le déverrouiller et permettre la modification des coches. En effet, on peut verrouiller le cadenas afin de ne pas modifier intempestivement les coches dans cette fenêtre.

Ce premier choix influence la présence des cases à cocher suivantes. Le document pour la loi antiblanchiment est au format PDF, les informations qui vont s’y trouver proviennent de quatre endroits :

oDes renseignements présents dans la table des gérants, administrateurs, bénéficiaires (bouton « Gestion des fiches »). N'oubliez pas la déclaration des bénéficiaires qui est obligatoire dans le cadre de la loi antiblanchiment ;

oDes champs complétés dans la fenêtre accessible par le bouton « Compléments » (cfr ci-après).

Ensuite, cochez les options parmi celles disponibles selon le type choisi. Les informations de la partie de droite de la fenêtre permettent de préremplir le document.

Et enfin, cliquez le bouton « Nouveau » pour créer et afficher le document pré-complété suivant les choix effectués. Il s'ajoute dans la table avec une date de création.

Le bouton « Modifier » permet d'ouvrir ce document pour le modifier ou le compléter.

Cette fenêtre permet de compléter certaines sections du document. Les champs sont au format RTF et sont différents selon le type de personne (ce type est rappelé en haut : "PM" pour personne morale et "PP" pour personne physique). Indiquez dans ces champs le texte nécessaire qui peut être mis en forme avec la barre de style.

Pour une personne morale, le champ « Nature de la structure juridique » détermine la manière dont les tableaux des gestionnaires sont complétés. Pour rappel, seules les fiches avec le champ « Fonction » contenant le code 10 (président du conseil d’administration), 11 (vice-président du conseil d’administration), 13 (administrateur), 14 (administrateur délégué), 20 (administrateur gérant), 30 (gérant) ou 40 (associé) sont prises en compte.

L’identité du responsable est complétée avec le nom et prénom du gestionnaire fiscal.

oClient : si ce champ est rempli, son contenu se met en VI.1 et c'est le tableau VI.2 qui est rempli avec les gestionnaires. Tandis que si ce champ est vide, c'est le tableau V qui est rempli.

oMandataire : si ce champ est rempli, son contenu se met en IV.1 et c'est le tableau IV.2 qui est rempli avec les gestionnaires. Tandis que si ce champ est vide, c'est le tableau III qui est rempli. S'il y en a plus de 3, une page est ajoutée avec la suite du tableau.

Le bouton « Fiche client fiscal » ouvre la fiche permettant de compléter les nouveaux champs nécessaires pour cette gestion. Notamment ceux liés au siège d’exploitation pour une personne morale (onglet « Exploitation ») ou à la carte d’identité pour une personne physique et qui sont utilisés pour générer les documents administratifs. Pour une personne physique dont l’adresse est située hors Belgique, le numéro de passeport doit être indiqué dans le champ du numéro de carte d’identité.

Le bouton « Sauver par défaut » permet de conserver les compléments indiqués pour pouvoir les rappeler avec le bouton « Restaurer par défaut » pour un autre client.

Lorsque les champs sont complétés, cliquez le bouton « Enregistrer » pour les sauvegarder pour le document en cours.

Le bouton « Visualiser » permet de voir le résultat du document. Une question est alors posée pour modifier la date d’envoi/impression.

Le bouton « Valider à la date du jour » permet de mettre la date du jour en date de réception.

Le bouton « Joindre scan » permet de scanner le document signé manuellement par vous. Le document est affiché en miniature à droite du tableau et un clic dessus l'ouvre pour consultation. Vous pouvez aussi signer le document avec un lecteur de carte d’identité. Cette étape constitue la finalité du document. La date de réception est mise à jour dans le tableau et le document n’est plus modifiable. Si pour une raison quelconque, il s'avère nécessaire modifier le document de base, il faut en recréer un nouveau ; l’autre étant toujours conservé en historique.

Après lecture de la carte d'identité, les différents certificats sont affichés dans la liste en bas de la fenêtre. Sélectionnez le bon certificat et cliquez sur « Signer » pour introduire le code PIN de votre carte eID.

Cette mention s’affichera si le document est signé correctement. Il est possible de signer plusieurs fois un document.

Et lorsque vous afficherez à nouveau le document, vous aurez cette nouvelle mention en haut de la fenêtre avec le document PDF :

Il est préconisé de revoir une fois par an si rien n’est changé, si c’est le cas vous pouvez signer à nouveau le document. Sinon vous pouvez en recréer un nouveau avec les modifications apportées. Vous pouvez supprimer le précédent, mais il est préférable de les garder pour avoir un historique.

Dans la fenêtre principale, cliquez le bouton « Lettre de mission » ou « Procuration » pour afficher la fenêtre correspondante :

La table affiche les documents existants et donc elle est vide la première fois que cette fenêtre est affichée.

Dans la fenêtre « Procuration », pour pouvoir créer un document, il faut d'abord sélectionner le type de personne pour déterminer le document à utiliser.

Cliquez le bouton « A partir d'un modèle » pour ouvrir la fenêtre des modèles de courriers filtrée sur les lettres de mission ou les procurations existantes. Il est également possible de créer un nouveau document à partir d'un existant grâce au bouton « A partir du précédent ». Toutefois, ce bouton n'est disponible que si le document d'origine est clôturé, c'est-à-dire si l'étape de réception du document signé a été effectuée. Les modèles de courriers font partie de la gestion des lettres types. Pour plus d'informations sur cette gestion, cliquez ici.

Dans cette fenêtre, le bouton « Sélectionner » permet de choisir un document existant. Cela provoque l'ouverture du document dans la fenêtre du traitement de texte et il est possible de le modifier. Il s'agit du document personnalisé pour le client sélectionné dans la fenêtre de départ, le titre de la fenêtre mentionne son nom :

. Remarquez qu'à ce stade, ce sont toujours les noms de variables qui sont visibles dans le document. Ce n'est qu'à l'impression ou l'envoi qu'ils seront remplacés par les données réelles. Une variable peut être ajoutée avec le bouton « Variable » de l'onglet « Insertion ». Plus d'informations sur l'utilisation du traitement de texte ci-après.

Si nécessaire, avant de sélectionner le document dans cette fenêtre de gestion des modèles de courriers, vous pouvez utiliser les boutons suivants :

oBouton « Modifier » : modification d'un document existant. Cela provoque l'ouverture du document dans la fenêtre du traitement de texte et il est possible de le modifier. Attention, ici il s'agit du modèle général du document, le titre de la fenêtre le rappelle :

. Les modifications effectuées serviront donc lors de la création des documents ultérieurs de cette catégorie. Plus d'informations sur l'utilisation du traitement de texte ci-après.

oBouton « Copier » : copie le contenu et les spécificités de tout le document sélectionné. Il est préférable d'utiliser cette méthode que le copier/coller à l'intérieur du traitement de texte car toutes les particularités ne seraient pas reprises.

oBouton « Coller » : remplace le contenu du document sélectionné par celui copié préalablement.

Lorsque le document sélectionné est enregistré pour ce client, il s'ajoute dans la table avec une date de création.

Le grand bouton « Modifier » de la section « Création ou modification du document » permet d'ouvrir ce document pour le modifier ou le compléter. Il s'agit du document personnalisé pour le client. Ici aussi, ce sont toujours les noms de variables qui sont visibles dans le document. Une variable peut être ajoutée avec le bouton « Variable » de l'onglet « Insertion ».

Lorsque le document est prêt, utilisez les boutons de la section « Envoi ou visualisation du document » pour visualiser/imprimer le document à envoyer au client ou pour l’envoyer en pièce jointe d'un e-mail. La date d’envoi/impression est complétée dans le tableau.

Vous pouvez aussi juste préparer le courrier au format PDF en cliquant sur le bouton « Préparer envoi groupé au client » afin d’envoyer tous les documents en un seul mail par la suite.

Si nécessaire, vous pouvez joindre une lettre d'entête pour expliquer ce qu’il faut faire avec le document officiel joint. Pour cela, cochez la case « Inclure la lettre d'entête » et cliquez le petit bouton « Modifier » pour la créer ou la modifier. Lorsqu'elle est demandée, la lettre d'entête est imprimée séparément avant le document.

En ISOC, le document est envoyé au siège social à l'attention de la personne désignée par la coche « Signataire » de sa fiche dans le tableau des gérants, administrateurs, bénéficiaires.

Le document reste modifiable tant que la procédure de réception du retour client n'a pas été faite.

Lorsque vous avez reçu le document signé par le client, utilisez les boutons de la section « Document complété ». Le bouton « Joindre scan » permet soit de scanner le document papier reçu, soit de joindre le fichier PDF que le client a renvoyé par e-mail. Le document reçu est affiché en miniature à droite du tableau et un clic dessus l'ouvre pour consultation. Vous pouvez aussi signer le document avec un lecteur de carte d’identité. Cette étape constitue la finalité du document. La date de réception est mise à jour dans le tableau et le document n’est plus modifiable. Si pour une raison quelconque, il s'avère nécessaire modifier le document de base, il faut en recréer un nouveau ; l’autre étant toujours conservé en historique.

Le bouton « Missions » permet de gérer les différentes missions qui pourront être insérées dans le document à partir de la fenêtre du traitement de texte (bouton « Mission » de l'onglet « Insertion »).

Il est possible d'ajouter de nouvelles descriptions de missions, de les modifier et de changer leur tarif horaire. Le bouton « Supprimer » permet la suppression de la mission sélectionnée mais attention qu'on ne sait pas annuler cette action.

Pour les bénéficiaires d'un ISOC, cochez la case « Bénéficiaire » dans chaque fiche concernées pour qu'elle soit reconnue comme telle (cfr bouton « Gestion des fiches » ci-dessus). Pour une personne morale, cela affiche le champ « Motif dispense d'identification » à compléter et qui sera imprimé sur le document.

Pour les bénéficiaires d'un IPP, il n'y a pas de gestion de fiche séparée. En tant que personne physique, il est bénéficiaire de lui-même et les données utilisées proviennent de sa fiche de client fiscal.

La déclaration des bénéficiaires est obligatoire dans le cadre de la loi antiblanchiment.

Dans la fenêtre principale, cliquez le bouton « Bénéficiaires » pour afficher la fenêtre de gestion des documents concernant les bénéficiaires :

La table affiche les documents existants et donc elle est vide la première fois que cette fenêtre est affichée.

Utilisez les boutons de la section « Envoi ou visualisation du document » pour visualiser/imprimer le document à envoyer au client ou pour l’envoyer en pièce jointe d'un e-mail. La date d’envoi/impression est complétée dans le tableau.

Vous pouvez aussi juste préparer le courrier au format PDF en cliquant sur le bouton « Préparer envoi groupé au client » afin d’envoyer tous les documents en un seul mail par la suite.

Lorsque vous avez reçu le document signé par le client, utilisez les boutons de la section « Réception du document ». Le bouton « Joindre scan » permet soit de scanner le document papier reçu, soit de joindre le fichier PDF que le client a renvoyé par e-mail. Le document reçu est affiché en miniature à droite du tableau et un clic dessus l'ouvre pour consultation. Vous pouvez aussi signer le document avec un lecteur de carte d’identité. Cette étape constitue la finalité du document. La date de réception est mise à jour dans le tableau et le document n’est plus modifiable. Si pour une raison quelconque, il s'avère nécessaire modifier le document de base, il faut en recréer un nouveau ; l’autre étant toujours conservé en historique.

Dans la fenêtre principale, cliquez le bouton « Courrier EID » pour afficher cette fenêtre :

La table affiche les documents existants et donc elle est vide la première fois que cette fenêtre est affichée.

Cliquez le bouton « A partir d'un modèle » pour ouvrir la fenêtre des modèles de courriers filtrée sur les documents existants. Il est également possible de créer un nouveau document à partir d'un existant grâce au bouton « A partir du précédent ». Toutefois, ce bouton n'est disponible que si le document d'origine est clôturé, c'est-à-dire si l'étape de réception du document signé a été effectuée. Les modèles de courriers font partie de la gestion des lettres types. Pour plus d'informations sur cette gestion, cliquez ici.

Si nécessaire, avant de sélectionner le document dans cette fenêtre de gestion des modèles de courriers, vous pouvez utiliser les boutons suivants :

. Les modifications effectuées serviront donc lors de la création des documents ultérieurs de cette catégorie. Plus d'informations sur l'utilisation du traitement de texte ci-après.

oBouton « Coller » : remplace le contenu du document sélectionné par celui copié préalablement.

Lorsque le document sélectionné est enregistré pour ce client, il s'ajoute dans la table avec une date de création.

Pour ce type de document, l'onglet « Adix » de la fenêtre du traitement de texte contient en plus le bouton « Tableau EID à échéance » :

Ce bouton insère, à l’endroit voulu, un tableau de 1 ligne et 2 colonnes destiné à recevoir dans la première colonne les informations nom et prénom et dans la seconde la date de validité de la ou des cartes d'identité à échéance. Les cartes valides ne sont pas reprises et un message s’affiche pour vous en informer. Dans le document de base, il ne faut qu’une ligne au tableau. Les lignes supplémentaires éventuelles seront ajoutées automatiquement. N'essayez pas de créer ce tableau vous-même, seul l'utilisation du bouton « Tableau EID à échéance » garanti le placement correct des données nécessaires.

Lorsque le document est prêt, utilisez les boutons de la section « Envoi ou impression du document » pour visualiser/imprimer le document à envoyer au client ou pour l’envoyer en pièce jointe d'un e-mail. La date d’envoi/impression est complétée dans le tableau. Si nécessaire, vous pouvez joindre une lettre d'entête pour expliquer ce qu’il faut faire avec le document officiel joint. Pour cela, cochez la case « Inclure la lettre d'entête » et cliquez le petit bouton « Modifier » pour la créer ou la modifier. Lorsqu'elle est demandée, la lettre d'entête est imprimée séparément avant le document.

Vous pouvez aussi juste préparer le courrier au format PDF en cliquant sur le bouton « Préparer envoi groupé au client » afin d’envoyer tous les documents en un seul mail par la suite.

Chaque courrier imprimé ou envoyé correspond à une référence IPP. S'il n’y a qu’une seule référence, il n’y aura qu’un seul courrier. S'il y a deux références, il y aura deux courriers séparés. Le destinataire sera la fiche IPP concernée (principal ou conjoint) et le tableau sera composé d’une seule ligne avec les renseignements du principal ou du conjoint.

Ensuite, la date d’envoi/impression est complétée dans le tableau. Le document reste modifiable tant que la procédure de réception du retour client n'a pas été faite.

Lorsque vous avez reçu le document signé par le client, utilisez les boutons de la section « Réception du document ». Le bouton « Joindre scan » permet soit de scanner le document papier reçu, soit de joindre le fichier PDF que le client a renvoyé par e-mail. Le document reçu est affiché en miniature à droite du tableau et un double clic dessus l'ouvre pour consultation. Vous pouvez aussi signer le document avec un lecteur de carte d’identité. Cette étape constitue la finalité du document. La date de réception est mise à jour dans le tableau et le document n’est plus modifiable. Si pour une raison quelconque, il s'avère nécessaire modifier le document de base, il faut en recréer un nouveau ; l’autre étant toujours conservé en historique.

Dans la fenêtre principale, cliquez le bouton « Mandats » pour afficher la fenêtre correspondante :

La table affiche les documents existants et donc elle est vide la première fois que cette fenêtre est affichée.

Cliquez le bouton « A partir d'un modèle » pour ouvrir la fenêtre des modèles de courriers filtrée sur les mandats existants. Il est également possible de créer un nouveau document à partir d'un existant grâce au bouton « A partir du précédent ». Toutefois, ce bouton n'est disponible que si le document d'origine est clôturé, c'est-à-dire si l'étape de réception du document signé a été effectuée. Les modèles de courriers font partie de la gestion des lettres types. Pour plus d'informations sur cette gestion, cliquez ici.

Si nécessaire, avant de sélectionner le document dans cette fenêtre de gestion des modèles de courriers, vous pouvez utiliser les boutons suivants :

. Les modifications effectuées serviront donc lors de la création des documents ultérieurs de cette catégorie. Plus d'informations sur l'utilisation du traitement de texte ci-après.

oBouton « Coller » : remplace le contenu du document sélectionné par celui copié préalablement.

Lorsque le document sélectionné est enregistré pour ce client, il s'ajoute dans la table avec une date de création.

Vous pouvez aussi juste préparer le courrier au format PDF en cliquant sur le bouton « Préparer envoi groupé au client » afin d’envoyer tous les documents en un seul mail par la suite.

En ISOC, le document est envoyé au siège social à l'attention de la personne désignée par la coche « Signataire » de sa fiche dans le tableau des gérants, administrateurs, bénéficiaires.

Le document reste modifiable tant que la procédure de réception du retour client n'a pas été faite.

Lorsque vous avez reçu le document signé par le client, utilisez les boutons de la section « Document complété ». Le bouton « Joindre scan » permet soit de scanner le document papier reçu, soit de joindre le fichier PDF que le client a renvoyé par e-mail. Le document reçu est affiché en miniature à droite du tableau et un double clic dessus l'ouvre pour consultation. Vous pouvez aussi signer le document avec un lecteur de carte d’identité. Cette étape constitue la finalité du document. La date de réception est mise à jour dans le tableau et le document n’est plus modifiable. Si pour une raison quelconque, il s'avère nécessaire modifier le document de base, il faut en recréer un nouveau ; l’autre étant toujours conservé en historique.

Le bouton « Mandats » permet de gérer les différents mandats qui permettront de gérer correctement le dossier de votre client.

Cliquez sur « Modifier » pour activer la modification des cases à cocher. Ensuite, cochez les cases pour les mandats qui vous sont octroyés.

Pour la gestion des mandats, il est recommandé de passer par le bouton « Récupérer les mandats » de la fenêtre principale.

La date de dernière récupération des mandats auprès du site SPF est mentionnée.

Cliquez sur ce bouton, ensuite suivez les instructions indiquées dans la fenêtre :

Connectez-vous d’abord au site SPF via le premier bouton, sur le site après vous être identifié par un des moyens proposés, vous aurez la possibilité d’exporter une liste de mandats selon plusieurs critères.

Vous pouvez choisir de ne traiter qu’un état de mandat aussi vous pouvez aussi tout prendre, le logiciel analysera tous les états lui-même.

Ensuite cliquez sur le bouton à côté du champ « Fichier xls à importer » et positionnez-vous dans le dossier mémorisé préalablement.

Lorsque vous avez une modification de mandat, il est notifié dans les différents fichiers, ceci afin de pouvoir n’afficher que les mandats modifiés depuis la dernière fois. La case à cocher « Réinitialiser » retire toutes ces notifications, il est conseillé de cocher cette case avant la première mise à jour (premier des deux fichiers exportés à partie du site SPF).

Cliquez sur « Mise à jour des mandats » pour modifier en une seule opération tous vos mandats en fonction de la liste téléchargée préalablement.

Après un bouton

apparaitra, il proposera une table avec tous les mandats qui n’ont pu être récupérés automatiquement. Ce sera le cas pour toutes les fiches où aucun numéro de TVA ou national n’a été complété lors des encodages. Une recherche est alors faite sur le nom, toute correspondance sera indiquée. S'il y a correspondance, les informations trouvées seront affichées dans la table et à vous de savoir si ça correspond bien au mandat sélectionné. Si vous estimez que oui, cochez la case « mise à jour » pour cette ligne.

A tout moment vous pouvez cliquer sur

afin de mettre à jour les mandats, ces lignes seront alors supprimées de la table.

Si le client trouvé est en sommeil, l’information sera indiquée dans la table, vous pouvez le mettre à jour mais aussi « réveiller » la fiche afin de ne pas créer un doublon par la suite.

Gestion des renouvellements des antiblanchiments, bénéficiaires, validité eID et mandats

A partir de la fenêtre de sélection des clients, les cases à cocher de la partie de gauche permettent de gérer facilement les renouvellements.

Cochez soit « Anti-blanchiment validé avant », « Bénéficiaires validés avant », « Validité EID échue à partir de » et le champ date s’activera pour que vous indiquiez votre date de validité. Si elles sont cochées un bouton "Valider à la date du jour" s'affiche pour permettre de renouveler un document sans pour autant y toucher. Cela permet de vérifier ces documents aux moments opportuns et de les renouveler.

La dernière case à cocher filtrera les clients pour lesquels une modification de mandat a été effectuée lors du point précédent.

Vous pouvez aussi sélectionner un type de mandat actif ou non, seuls les clients ayant (ou pas) ce type de mandat seront affichés.

Vous pouvez utiliser les fonctions habituelles d'un traitement de texte pour mettre en page le document.

L'onglet « Adix » contient des boutons supplémentaires selon le type de document en cours de création ou modification :

Bouton « Variable » : permet d’intégrer des données en provenance de la licence ou du signalétique. Les noms de variables seront remplacés automatiquement par les données réelles à l'impression ou l'envoi.

La fenêtre de sélection des variables mentionne sa description, le nombre de caractères maximum qu'elle peut contenir et son nom tel qu'affiché dans le document :

[ADRGERANT] = adresse, numéro, code postal, localité provenant de la table des administrateurs

[NOAGRLIC] = numéro d'agréation de la fiduciaire (se trouve dans la fiche licence)

[NOMGESTION] = nom et prénom de l’employé indiqué comme gestionnaire du dossier dans le client fiscal

[SOCGESTION] = société de l’employé gestionnaire (se trouve dans la fiche de l’employé)

[NOAGREATION] = numéro d'agréation de l’employé comptable (se trouve dans la fiche de l’employé)

Il y a donc une signature fixe qui sera telle qu’elle sur tous les documents ou cette variable qui ira chercher la signature du gestionnaire du dossier. Cette signature doit être dans la fiche employé, onglet « Photo » :

Bouton « Mission » : permet d’intégrer automatiquement des missions dans le document (voir le paragraphe "Gestion des missions" ci-dessus) :

Les missions cochées sont conservées, ainsi à l’ouverture de la fenêtre des missions à insérer, celles qui sont déjà présentes sont cochées. Seules les nouvelles cochées seront ajoutées au document. Le fait de retenir ces coches permet de reprendre les différentes missions dans la partie honoraire si on opte pour des honoraires détaillés.

Bouton « Honoraires » : permet d’intégrer automatiquement le détail des honoraires des missions sous forme de tableau dans le document. A l’ouverture de la fenêtre, cochez les missions à insérer et cliquez le bouton « Sélection » pour ajouter le tableau à l'endroit du curseur. Le tarif horaire peut-être modifié dans la fenêtre de la gestion des missions (cfr ci-dessus).